Kuruluşlar aldıkları her teklifi kabul edemez ve bu nedenle işletmeleri önerilerini reddettiklerini bildirmek için mektuplar yazmalıdır. Bu genellikle e-posta yoluyla gerçekleştirilir. Teklifleri reddeden şirket, bir mektup oluşturur ve uygun işletmelere e-posta ile gönderir. Bir firma bir red mektubu yazdığı zaman, mektupları diplomatik, içten ve kısa tutmak gibi birçok kilit noktayı göz önünde bulundurmalıdır.
Bir konu satırı kullanın. Bir e-posta yazdığınızda, konu satırındaki bir konuyu doldurma seçeneği vardır. Bir teklif reddi mektubu yazarken, kişiye e-postanın neyle ilgili olduğunu bildirmek için konu satırını kullanın. “Teklifi Reddet” kelimelerini içermesi gerekmez, “Teklifinize Cevap” gibi bir şey ifade edebilir.
Biçimlendirmeyi basit tutun. Süslü yazı tipleri veya herhangi bir özel biçimlendirme kullanmayın. Çoğu e-postanın sahip olduğu standart biçimlendirmeyi kullanın ve kelimeleri sol kenar boşluğu ile aynı hizada tutun.
E-postayı ele al. E-postayı, orijinal teklifi yazan irtibat kişisine göndererek başlayın. Teklifte listelenen belirli bir ilgili kişi yoksa, bunu şirketin insan kaynakları bölümüne gönderin.
E-postanın amacını belirtin. Mektuba başladığınızda açık, doğrudan ve diplomatik olun. Bu mektubu yazdığınızı okuyucuya, şirketinizin kendisi tarafından sunulan teklifi reddettiğini üzülerek bildirir. Şirketinizin adını ve orijinal teklifin amacını eklediğinizden emin olun.
Bir sebep ekleyin. Bir ret mektubu samimi ve yürekten olmalıdır. Bu nedenle, çoğu işletme teklifi neden reddettiğini açıklayan bir neden içerir. Nedenler teklifin reddedilmesi için değişkenlik gösteriyor, ancak genel olarak maliyetlerle bağlantılı.
Okuyucuya olumlu dilekler sunun.Gelecekte kendisinden ve işinden dilediğiniz okuyucuyu bilgilendirin ve onu şirketinizin sahip olabileceği gelecekteki projeler için teklifler teklif etmeye davet edin.
Mektubu imzala. E-postanın sonunda “Saygılarımızla” harfini ve ardından adınızı ve unvanınızı girin.
İpuçları
-
İş mektuplarını göndermeden önce mutlaka onayladığınızdan emin olun. Şirket hakkında olumsuz şeyler söylemeyin, mektubu olumlu tutmaya çalışın.
