İnsan kaynakları planlaması işgücü ihtiyaçlarını belirlemekle başlar: kuruluşun misyon ve hedeflerini yerine getirmesi için ihtiyaç duyduğu kişilerin düzeyleri, konumları ve sayıları. Bu tür bir planlama genellikle şirket iş için kapılarını açmadan önce gerçekleşir. Şirket büyümesi, artan gelir, yeni pazarlara açılma ve çalışanların yıpranması gibi faktörler de ek personel gerektirebilir. Masada yönetici liderlikle oturduğunuzda, ilave işgücü talebinizi haklı kılan yazılı bir teklifiniz olması akıllıca olacaktır.
Essentials ile başlayın
Kuruluşunuzun büyüklüğüne ve personel planınızın karmaşıklığına bağlı olarak, ek personel teklifi talebiniz en az dört temel bölümden oluşmalıdır:
- Yönetici Özeti
- İhtiyaç analizi
- metodoloji
- Bütçe
Bazı teklifler Proje Değerlendirme ve İletişim Stratejisi gibi ek bölümler gerektirebilir, ancak bir insan kaynakları planlama teklifinin temel dördünden daha fazlasına ihtiyacı olmayabilir. Teklif, tüm insan kaynakları ekibinizden girdi gerektiriyor, çünkü personel alımı, çalışan eğitimi ve gelişimi ve ücretlendirmeyi içerir.
Yönetici Özeti Yaz
Teklifinizin amacını belirtin ve kimin girdiğini belirleyin. İçeriği özetleyin ve ek personel kadrosu planını nasıl yapmayı düşündüğünüz hakkında bilgi verin. Yalnızca yönetici özetine erişimi olan okuyucular, ek personel talebinin temel nedenlerini tam olarak anlamalıdır. Ayrıca, daha fazla çalışana ihtiyacınız olduğu ve bütçenin onları işe alma, eğitme, gemiye alma ve ödeme maliyetlerini nasıl karşılayacağı sonucuna nasıl ulaştığınızı da açıkça belirtin.
Örnek:
ABC Şirketi İnsan Kaynakları Müdürü isim girin, bu teklif, iki bölüme beş ek personel eklenmesini haklı çıkarmak için tarih girin tarihli bir teklif sunar: Kurumsal Satış ve Muhasebe. İK ekibi şirketin ihtiyaçlarını araştırdı, mevcut işgücü piyasasını değerlendirdi ve ek çalışanlar için toplam maliyeti hesapladı. Detaylar, ABC Teklif yöneticisi liderlik ekibi tarafından bu teklif onayında belirtilmiştir.
Ek İşgücü Teklifinizi Tanımlayın
Şirketin ek personele ihtiyaç duymasının nedenlerini açıklayın ve kuruluşun faaliyetlerini sürdürmek için kaç personelin gerekli olduğunu belirlemek için kullandığınız yöntemi açıklayın. İhtiyaç değerlendirmesi, şirketin mevcut kadro planının ve ne zaman uygulandığının gözden geçirilmesini içerecektir. Ayrıca, her bir departmanın mevcut kaynaklarına bakmak için attığınız adımları ve bölümün gelecekteki personel ihtiyacının ne olacağını ummalısınız. Örneğin, ihtiyaç değerlendirmelerinizde ortalama çalışanın işe alma, arka arkaya planlama, çalışanların eğitimi ve gelişimi ile yıpranma ve ciro açıklamaları yer alabilir.
Metodolojinizi tanımlayın
Bu, organizasyon veya departmanın ek personele ihtiyaç duyduğu sonucuna varmak için kullanılan işlemdir. İhtiyaç değerlendirmenizin bileşenlerinden her biri için, bilgilerinizin kaynaklarını ve bu bilgileri nasıl kullandığınızı açıklayın. Örneğin, çalışanların görev süresi ortalamaları basit bir hesaplamadır:
- Kiralama tarihleri için çalışan personel dosyalarını inceleyin
- Kullanılan yıl sayısını hesaplayın
- Toplam çalışılan yıllar
- Toplamı çalışan sayısına bölün
Bazı bölümler için, yıpratma sayılarını tahmin etmek için bireysel çalışanların görev sürelerini incelemek isteyebilirsiniz. Metodoloji aynı zamanda çalışanların mevcudiyetini de içermelidir, çünkü eğer işgücü piyasası nitelikli başvuru sahiplerini çekme şansınız olmayacaksa, ek personel için dilekçe vermenin bir anlamı yoktur. İşgücü piyasasının mevcudiyeti, mezunları üreten yakındaki okullar veya işe alım aralığında genel bir işgücü piyasası gibi insan kaynaklarına erişiminizin olup olmadığını belirler. Ayrıca, şirket kalifiye ek personel istihdam edemezse ne olacağını bu metodolojiye dahil edebilirsiniz. Örneğin, mevcut çalışanlar için fazla mesai, verimlilik veya satış kaybı veya düşük çalışanların morali, çünkü mevcut işgücü aşırı iş yükü yükünü taşıyor olabilir.
Bir Bütçe Öner
Ek personel bütçesi, çalışanların kazandıklarından fazladır. Her çalışanın tazminatı, yıllık ücret veya maaşların yanı sıra sosyal hakların maliyetini de içerir. Aralık 2017 itibarıyla, ABD Çalışma Bakanlığı Çalışma İstatistikleri Bürosu, özel sektör çalışanlarının ücretlerinin ödenmesinin maliyetinin yüzde 31,7 olduğunu belirtti. Örneğin, yılda 50.000 dolar kazanan birini işe alma maliyeti yaklaşık 15.850 dolar; bu çalışanın toplam maliyeti 65.850 dolar. Avantajlar arasında ücretli izin, sigorta ve emeklilik tasarrufu primleri bulunmaktadır. İşe alım sürecinde çalışan insan kaynakları ekibinin zamanına ve ücretlerine bağlı çalışanların işe alınması, eğitilmesi ve onboard yapılması maliyetleri de vardır. Birçok kuruluş işe alım kararlarını maliyete dayandırır, bu nedenle teklifinizin bütçe bölümünde öngörülerin masraflarını ve temelini tanımlaması gerekir.
Hepsini topla
Ek personel için teklifinizin sonucu, onay aldığınız zamana bağlı olarak zaman çizelgesini belirtmelidir, çünkü genellikle insanları gerçekten ne zaman gemiye getirebileceğinize kesin olarak karar veremezsiniz. Mevcut işverenlere bildirimde bulunmak için ek zamana ihtiyaç duyan arka plan kontrolleri ve adaylar gibi olası durumlar, gecikmelere neden olabilir. Ek personel getirebileceğiniz zaman diliminde acele etmeyin.
