İş raporları, bir işletmenin finansal durumundan pazarlama stratejilerine ve satış yaklaşımlarına kadar her şeyi tartışabilir. Üç aylık raporlar, yalnızca üç aylık döneme ilişkin bilgileri içerdiklerinden, nispeten küçük olabilir. Üç aylık iş raporunu oluşturup yazmadan önce, amacını tanımlayın ve hangi bilgilerin dahil edilmesi gerektiğini belirleyin. Özellikle finansal kazançlar ile ilgili olsa da, işletmenin çeşitli bölümlerindeki faaliyetleri vurgulayan küçük bir rapor da olabilir.
Üç aylık iş raporuna bir giriş oluşturun. Raporun amacını belirleyin ve raporun kapsadığı süreden bahsettiğinizden emin olun. Örneğin, raporun, Nisan ve Temmuz 2007 arasında şirketin finansal durumuna odaklandığını yazın.
Rapor için başlıklar ve alt başlıklar oluşturun. Rapor iş dünyasında her bölümün faaliyetlerine odaklanıyorsa, her bölümü başlık olarak kullanın. Her bölümün faaliyetlerini tanımlamak için alt başlıkları kullanın. Üç aylık mali rapor yazıyorsanız, varlıklar, borçlar ve giderler gibi ana bölümleri tanımlamak için başlıkları kullanın.
Raporun verilerini elde etmek için kullanılan yöntemi belirleyin. Bu, raporun amacına bağlı olarak değişecektir. Mali rapor için, verilerinizi doğrudan muhasebe departmanından alın. Rapor her departmanla ilgili ise, doğru verileri almak için her departmandaki bir yöneticiyle konuşun.
Kılavuzun başlıkları ve alt başlıkları kullanarak raporun gövdesini yazın. Dilinizde açık ve anlaşılır olun. Bazı verileri açıklamanız gerekiyorsa, grafikleri ve tabloları kullanın, çünkü sayılar çoğu varsa okunması korkunç olabilir. Verilerden öğrenilen sorunları veya sorunları tanımlayın, böylece okuyucu raporun gösterdiği sorunların farkındadır.
Okuyucuya, küçük raporda sunulan bilgilerin ve verilerin sadece tanıtımda belirtilen üç aya ait olduğunu hatırlatın. Sonucu, raporda tartışılan sorunlara çözüm veya fikir sunmak için kullanın.
Rapordaki kilit noktaları “Yönetici Özeti” adlı bir başlık altında vurgulayın. Özete her önemli konuyu dahil ettiğinizden emin olmak için son yazın. Başlık sayfası ve giriş arasına yerleştirin. Bazı okuyucular, raporun tamamını okumak yerine, içeriğe ilişkin bir fikir edinmek için yalnızca özeti okuyabilir.
