Muhasebeciler ve avukatlar gibi profesyoneller, önemli iş konularında müşterilere mektuplar yazarlar. Firma açık ve etkili müşteri mektupları üretmek için bazı prosedürleri takip etmelidir. Profesyoneller, müşterilere yeni bir müşteriyi ağırlamayı, iş meselesini tartışmayı veya tavsiyede bulunmayı içeren bir dizi amaç için mektup yazarlar. Bir müşteri mektubu yazıp profesyonelce okuyunuz, okuyucunun anlayacağı net bir amaç için.
Antetli kağıt kullanın. Çoğu profesyonel işletme, müşteriler için olanlar da dahil olmak üzere tüm mektuplar için antet kullanır. Antetli kağıt, firmanın adını, adresini ve telefon numarasını içerir.
Mektuba hitap edin. Bir müşteriye bir mektup yazarken, kişinin adını belirterek doğrudan kişiye yazın. “Sevgili” ve ardından kişinin adı veya “Kime” kelimesiyle başlayabilir. Mektubun en üstüne bir tarih ekleyin.
Mektuba kısa bir giriş ile başlayın. Tanıtımı keyifli ve konuşkan tutun. Firmanızı kullandığı için müşteriye teşekkür eder ve mektubun nedenini belirtir.
Mektubun vücut geliştirin. Mektubun bu kısmı, mektubun amacına yönelik bilgileri içerir. Müşteriyle ilgili tavsiye veya başka bilgiler içerebilir.
Sadece kendi alanınızdaki bir profesyonelin anlayabileceği terimleri kullanmaktan kaçının. Avukatlar ve muhasebeciler sıklıkla kendi alanlarına özgü terimler kullanırlar, ancak müşterilere yabancı olabilirler. Geçmişi ne olursa olsun, herkes için açık olan kelimeleri seçin.
Müşteriden soru sormasını isteyin. Ek yardım ve bilgi için firmaya başvurma daveti, tüm müşteri mektuplarının standart bir parçasıdır.
Mektubu imzala. İmzanızı mektubun altına ekleyin ve belgeyi müşterinize gönderin.
