En azından bir kere herkese oldu. Alışverişe çıktınız veya bir tür hizmet yaptırdınız ve korkunç bir müşteri deneyimi yaşadınız. Doğal olarak, muhtemelen arkadaşlarınıza her şeyi anlatacaksınız. Ancak, bir daha yaşanmayacağından emin olmak istiyorsanız, memnuniyet almanın en iyi yollarından biri müşteri şikayet mektubu yazmaktır. Bunlardan birini yazmak her zaman eğlenceli değildir - sonuçta, bunu yapmanın tek nedeni, kötü bir deneyim yaşamış olmanızdır - ancak size şaşırtıcı sonuçlar verecek profesyonel bir şekilde yapılabilir. İşte okuyan insanlardan biraz dikkat çekecek bir müşteri şikayet mektubu nasıl yazılır?
Müşteri Şikayet Mektubu Nasıl Yazılır?
Her şeyden önce, bir isim olsun. Mektubun kime dikkat etmesi gerektiğini öğrenin. Sadece “Dikkat: Müşteri Hizmetleri” ne göndermeyin, çünkü o zaman kimse sorumlu değildir. Mağazaya, şahsen veya telefonda, müşterinin şikayetlerinden sorumlu olan kişinin kim olduğunu sorun. Herhangi bir yazışma o kişinin dikkatine gönderilmelidir. Eğer aynı zamanda bir ünvanları varsa, şunu eklediğinizden emin olun: “Dikkat: Pazarlama Başkan Yardımcısı David Jones”.
Sonra mektubunu yaz. E-posta göndermeyin; çok fazla kişisel olmayan kişilerdir ve siber uzayda yok olmaları kolaydır. Mağazanın kendisine veya şirket ofislerine düzenli bir mektup gönderin. Mektubunuzu kısa ve öz tutun; Durumu açıklamak için ihtiyacınız olan en fazla iki sayfa olmalıdır.
Mektubunuz üzerinde çalışırken, durumun özelliklerini de ekleyin. "5 Mart Salı günü mağazanızdayken, Lorraine adında bir kasiyer bana çok kaba davrandı." Mümkünse, belge süreleri. Bir mağaza veya doktor ofisi gibi numaralı bir hesabınızın bulunduğu bir mağaza veya işletme ise hesap numaranızı tüm yazışmalara dahil edin. Bu, şikayetinizi gerçekte kim olduğunuzla ilişkilendirmek için mektubunuzu okuyan kişiye yardımcı olacaktır.
Olumlu, saygılı bir ton kullanın. Muhtemelen mektubunuz, durumunuza sempati duyacak kıdemli bir idari kişiye gidecektir. Düşman olmaktansa, masum bir kurban olduğunuzu iletin. Daha da iyisi, bu kadar kötü hizmetlerin şirketin normal standardı olmadığını ve işlerinin size asla kasten kötü davranmadığını bildiğinizi anladığınızı açıkça belirtin. Onlara orada alışveriş yapmanın gerçekten zevk aldığını, ancak potansiyel olarak zarar verebilecek müşteri hizmetleri durumunun farkında olduklarından emin olmak istediğinizi hatırlatın.
Sonunda bir cevap isteyin. Bir son tarih belirleyin, ancak makul bir tarih olsun. "Bu sorunun çözülebilmesi için önümüzdeki otuz gün içinde sizden haber almayı umuyorum" gibi bir şey söyleyin. Ayrılan süre içinde yazdığınız kişiden haber alamazsanız, bir takip mektubu arayın veya gönderin (mektubun üzerinde bir kişinin adını almanız için başka bir neden). Cevabı ne olursa olsun, bir özür mektubu veya ek ürünler için kupon olsa bile, mektup çözüldüğünde bir teşekkür notu gönderin. Bu basit stratejileri takip edin ve müşteri şikayetinize olumlu bir yanıt alacağınızdan emin olun!
İpuçları
-
Mümkünse, durumu gerçekleştikten hemen sonra çözmeye çalışın. Olasılıklar, şahsen bir yönetici veya amirle konuşarak, biraz tatmin olmanız iyi olur. Süpervizör veya mağaza yöneticisi sizinle konuşmak için zaman ayırmazsa veya sorunu çözmeden sizi görevden alırlarsa, şirket merdivenini yükseltin.
Uyarı
"Tamircinin kovulmasını istiyorum!" Gibi mantıksız taleplerde bulunmayın. veya "Bu rahatsızlıktan dolayı tazmin edilmeyi bekliyorum!" Olaydan maddi olarak zarar görmediğiniz sürece, basit bir özür mükemmel bir tepkidir.
