Başka biri adına bir mektup yazmanızın istenebileceği birkaç örnek vardır. Örneğin, avukatlar düzenli olarak yaparlar. Diğer durumlar, kendi başlarına yapabilme becerisine sahip olmayan veya ikinci dil öğrenen ve İngilizce yazamayan insanlara yazmayı içerir. Patronunuzun ofisten ayrılmaması, onun adına bir mektup yazmanızı istemesinin başka bir nedeni olabilir. Mektubu neden bir başkasına yazdığınıza bakılmaksızın format tutarlıdır.
İçeriği Belirle
Mektubu yazacağınız kişiyle konuşun. İşlenecek hususların, mektuba hitap edecek kişinin ve dahil edilmesi gereken diğer detayların bir listesini yapın. Düzgün yazmak için yeterli arka plan bilgisine sahip olduğunuzu hissedene kadar mektubun konusunu tartışın.
Antetli Kağıdı ve İş Mektup Formatını Kullan
Mümkünse antetli kağıtlara yazın, çünkü yazışmalarınız için güvenilirlik sağlar. Antetli kağıt yoksa, sayfanın en üstüne harfi yazdığınız kişinin adresini yazın, bir boşluk bırakın ve tarihi yazın. “Sevgili” ve ardından kişinin adı, unvanı ve virgülle başlayan selamlama ile başlayın. Örneğin, eğer bir şirkete yazıyorsanız, mahkemede ise “Sayın Bayan Briggs” veya “Başkan Yargıcı” yazacaktır.
İş mektupları için blok biçimini kabul edin. Tüm cümleler sayfanın sol tarafında başlar; paragraflar bir satır boşluğu ile ayrılır. Kapanışınız arasındaki mesafe, imzanıza izin vermek için üç ila dört satırdır. El yazısı yerine iş mektubu yazın.
Yazar bildir
Uygunsa mahkeme mektubunda olduğu gibi başka bir kişi adına yazdığınızı beyan edin. Diğer kişinin adı altında çıkan bir mektupsa, kendisine yazmadığını söylemeniz gerekmez. Fiziksel yaralanma veya dil problemleri durumunda, bunun nedenini belirtin: “Hem bileklerini hem de kayakını kırarken, Jeremy Smithers adına yazıyorum.”
Etkili, anlaşılması kolay bir dil kullanın
Konuya gel. Mektuplar - başkası adına olsun veya olmasın - kısa ve özlü olmak gerekir. Yazma nedeninizi belirtin ve ardından destekleyici fikirleriniz için yeni bir paragrafa başlayın. Paragrafları değiştirmeyi ve fikirleri değiştirirken bir boşluk bırakmayı unutmayın. Anlaşılması kolay bir dille yazın. Küçük birinin ne zaman yapacağını ve cümlelerinizi kısa tutacağı zaman büyük bir kelime kullanmayın. Kapsamlı kelime bilginizle okuyucunuzu etkilemeye çalışmak yerine netliği hedefleyin.
Resmi Bir Ses Kullan
Sesi iş gibi tutun. Çiçekli ifadelerden kaçının ve hakkında yazdığınız konuya odaklanın. Bunu yapmak için çok iyi bir neden olmadığı sürece konu hakkında görüş bildirmeyin.
Yakın Güçlü
Mektubun içeriğini son paragrafta özetleyin. Ayrıca, mektubu yazdığınız kişinin, alınan istekler için eylemi de belirtin. Arızalı bir cihazın değiştirilmesi veya toplantı için bir istek olabilir. Mektubun iş tonuyla tutarlı kalmak için “Saygılarımızla” veya “Saygılarımızla” kapanışını kullanın. “Yakında konuş” veya “Arkadaşın” gibi ifadeler uygun değildir. Adınızı imzalayın ve yazın, ardından "sizin için yazdığınız kişinin adı" ifadesini kullanın.
gözden geçirmek
Mektubunuzu bir gün kadar bırakın ve ardından düzenleyin. Dilbilgisi ve yazım hatalarının yanı sıra, “geçmiş ve geçmiş” veya “etki ve etki” gibi sıkça karıştığı kelimeleri izleyin. Hiçbir şey unutmadığınızdan emin olmak için orijinal listenizle karşılaştırın. Kendinizi mektubun alıcısının yerine koyun. Kendinize sesli olarak okuyun ve ton ve içerik açısından değerlendirin. Buna göre düzenleyin. Mektubu, adına yazdığınız kişiyle birlikte gözden geçirin. Kişinin dahil etmek istediği hiçbir şeyi gözden kaçırmadığınızdan emin olun.
