Birçok işyerinde, mutabakatlar iletişim kurmanın uygun ve etkili bir aracı olarak hizmet eder. Bir mutabakattaki soruları yanıtlayarak, yüz yüze iletişim yerine, cevabınızın ulaştığı işçi sayısını artırabilir ve işçilere verdiğiniz cevabı unutmaları durumunda başvurmak üzere fiziksel veya elektronik bir belge sağlayabilirsiniz. Notunuzun mümkün olduğunca etkili olmasını sağlamak için iletişiminizi doğru şekilde biçimlendirin ve dikkatlice izleyicilerinizle birlikte oluşturun.
Bir not başlığı oluşturun. "Tarih:" i ve ardından faturanızı gönderdiğiniz tarihin tamamını, "Kime:" ifadesini kime gönderdiğinize, "Kimden:" e ve isminizi "Konu:" a ekleyin. konunun özlü bir açıklaması. Mutabakatınızı e-posta yoluyla hazırlıyorsanız, bu başlık sizin için zaten geçerli olacaktır. Notunuzu yazıyorsanız, tüm bu bilgileri notun en üstüne, sola doğru hizalayın.
Soruyu konu satırına yerleştirin. Eğer ele aldığınız soru çok uzunsa, iki veya üç anlamlı kelimeden oluşan bir ifadeye kısaltarak sıkın. Memorandumunuzda birden fazla soruyu ele almayı planlıyorsanız, çalışanları konuyu notun içeriğine karşı uyarmak için soruların konusunu ve ardından “Sorular ve Cevaplar” takip edin. Bu soruyu veya soru-cevap bölümünü konu satırına yerleştirerek, çalışanların daha sonra başvurmaları gerektiğinde notu bulmasını kolaylaştırırsınız.
Soruyu veya soruları kesin ve net bir şekilde cevaplayın. Çalışanlar, sorularına cevap vermek istiyorlar; Cevabınızı açık ve kısa tutarak, okuyucuların cevabı anlama ve etkili bir şekilde cevap verme olasılığını artırabilirsiniz.
Ek bilgiye ihtiyaç duymaları halinde kiminle iletişim kurmaları gerektiğini çalışanlara söyleyin. Sorularla ilgili herhangi bir karışıklığı gidermek istiyorsanız, sizinle konuşmalarını isteyin. İşletmenizde konuyla ilgili soruları yanıtlamak için daha uygun bir başka bölüm varsa, çalışanlarınıza bu bölümdeki belirli bir kişiye başvuru yapmalarını ve bu kişinin iletişim bilgilerini eklemelerini söyleyin.
