Eğitim, herhangi bir ticari faaliyetin kalbidir. Müşteri selamlaması ve servisini öğretmek veya karmaşık teknolojiyi kullanmak olsun, eğitim konusunda kararlı olan işletmeler, daha verimli ve üretken personelin keyfini çıkarır ve kullanmayanlardan daha iyi müşteri hizmeti sunar. Bazı işletme kategorileri yasal olarak zorunlu eğitim şartlarına sahiptir. Microsoft Office Suite çalışanların eğitimini izlemek için iki seçeneğe sahiptir: Microsoft Excel veya Microsoft Access. Excel sistemi, temel elektronik tablo deneyimi olan herkes tarafından uygulanabilir. Ancak, erişim, raporlama ve izleme için daha karmaşık yöntemler sunar.
Excel
Eğitim oturumlarının bir listesini yapın çalışanların tamamlamaları beklenir. Yeni bir e-tabloda, bu sütun başlıklarını girin: "Ad," "Soyadı" ve sonraki her sütuna konu ya da oturum adını gerektiği kadar kullanarak. Çalışan numarası veya başka bir tanımlayıcı için bir sütun da eklenebilir. Şeridin “Sayfa Düzeni” sekmesindeki “Sayfa Düzeni” grubundan “Başlıkları Yazdır” komutunu seçin ve “Başlık” satırını oluşturun. "Başlık Satırı" alanına "$ 1: $ 1" yazın.
Tüm çalışanların isimlerini ve kimlik numaralarını uygun sütunlara girin.
"A1" hücresini seçin ve farenin sol düğmesini basılı tutarken, tüm satırları ve verilerin girileceği tüm sütunları seçmek için sürükleyin. “Giriş” sekmesindeki “Stiller” grubunda “Tablo Olarak Biçimlendir” komutunu seçin. "Veri Aralığı" alanını doğrulayın ve “Masamın Başlıkları Var” yazan kutuyu işaretleyin.
Eğitim tarihlerinin girileceği tüm satır ve sütunları seçin. “Ev” sekmesinde, “Sayı” grubundaki “Genel” açılır kutusundan tercih edilen tarih biçimini seçin. Elektronik tabloyu kaydedin.
Bir çalışan gereken eğitimi tamamladığında doğru sütuna uygun tarihi girin ve bir satır girin. "Tablo" biçimini kullanmak, raporları hazırlarken tek tıklamayla sütuna göre sıralama yapmanıza olanak sağlar. Her yeni veri girişinden sonra elektronik tabloyu kaydedin.
Erişim
Yeni bir Access veritabanı oluşturun. "Tablo 1" i "Çalışan Eğitim Kaydı" veya tercih edilen bir alternatif ad olarak yeniden adlandırın. "Giriş" sekmesindeki "Görünüm" grubundan "Tablo Tasarım Görünümü" nü açın. İlk alan olan "ID" varsayılan olarak ana anahtar olarak ayarlanmıştır. Access bu alanı otomatik olarak numaralandırır veya "Alan Özellikleri" bölmesini kullanarak, çalışan kimlik numaralarını eklemek gibi iş gereksinimlerinizi karşılamak için bir maske veya başka bir format oluşturabilirsiniz.
"Alan Adı", "Soyadı", "Eğitim Konusu" veya "Tamamlanma Tarihi" gibi istenen verileri yakalamak için bu alan adlarını ve diğer alanları girin. Kaydedilecek diğer alanlar "Notlar", "Performans" ve "Notlar veya Yorumlar" olabilir. Uygun veri tipini ve format özelliklerini ayarlayın. "Tarih" alan veri türü için "Tarih / Saat" i seçmeyi unutmayın.
Masayı sakla. "Giriş" sekmesindeki "Görünüm" grubunda "Tablo Görünümü" ne geçin.
Tasarım iletişim kutusunu açmak için "Oluştur" sekmesindeki "Formlar" grubundan "Form Sihirbazı" nı seçin. Soldaki sütundan istediğiniz her "Uygun Alan" ı seçin ve ayrı alanlar için ">" düğmesine basarak "Seçili Alan" sütununa veya tüm alanları bir kerede taşımak için ">>" seçeneğine gidin. "İleri" düğmesini tıklayın.
"Düzen" iletişim kutusundan form için istediğiniz düzeni seçin. "İleri" düğmesini tıklayın. Sonraki iletişim kutusunda "Form" olarak adlandırın veya varsayılan adı tablo adıyla eşleştirin. Sihirbaz tarafından tasarlanmış formu kabul edip etmemeye veya tasarımı değiştirip değiştirmeyeceğinize karar verin. Formu değiştiriyorsanız "İleri" düğmesini tıklayın. Varsayılan tasarımı kullanıyorsanız, "Son" düğmesine tıklayın. Formu sakla.
Bilgi mevcut olduğunda her çalışanın ve eğitim oturumunun verilerini doldurun. Veri girişi için "Form" görünümünü ve verileri filtrelemek ve raporlar oluşturmak için "Tablo" görünümünü kullanın. Veriler girildiğinde kayıtlar otomatik olarak kaydedilir.
İpuçları
-
Excel, yalnızca sıralamaya dayalı basit aramalara ve raporlara izin verir. Access, çok sayıda filtrenin çalışan, eğitim oturumu veya başka herhangi bir alan veya veri seçimiyle rapor oluşturmasına izin vererek gelişmiş kayıt tutma ve raporlamaya izin verir. Erişim alanı adlarında boşluk olamaz; rapor sütunlarını yönetmek için düz bir dil yazısı oluşturun. Örneğin, bir "TrainingSessionName" alanı raporlar için "Eğitim Oturumu" başlığıyla belirtilebilir.
Uyarı
Sosyal Güvenlik numaralarını çalışan kimlik numarası olarak kullanmayın; bu da işi kimlik hırsızlığı sorumluluğuna açar.
