Bir performans raporu değerli bir iş aracıdır. Çalışanların performanslarını belgelemenize ve izlemenize olanak sağlar. Çalışanlardan daha olumlu ya da olumsuz davranışları teşvik etmek için katalizör olabileceğinden bu raporları dikkatlice yazmak önemlidir. İyi yazılmış bir performans raporu, bilgi, analiz, dürüstlük ve dokunuşu birleştirir.
Raporunuzu, verilerinizin bulunduğu birden fazla gözlem etrafında ortalayın. Raporu yazmadan önce çalışanlar hakkında not tutmak ve daha sonra raporu hazırlamak için bu notlardan bilgi almak önemlidir. Gözlemlerin ilk elden yapıldığından ve duymadığından emin olun. İlk elden gözlemin bir örneği, belirli bir tarihte çalışmaya 30 dakika geç gelen bir çalışanı fark ettiğinizde yazdığınız ve dosyaladığınız bir not olabilir.
Özellikle yapılan işle ilgili davranışları yazın. İşle ilgili davranışlar meslektaşlarla etkileşimi, ayrıntılara dikkat etmeyi, evrak kalitesini, genel tutumu ve dakikliği içerir.
Raporunuzu, çalışanla sözlü olarak tartışılan davranışlarla ilgili olarak ortalayın. Yorumlarınız işçi için tam bir sürpriz olmamalıdır.
Olumluya odaklanın, ancak gerekirse olumsuz olayları da nesnel olarak listelediğinizden emin olun. "Bay Jones, meslektaşları ile pozitif etkileşimlerini sürdürür. Bir işi tamamlamak için gerekirse geç kalır. Yaptığı gözlemlerle kanıtlandığı gibi, işe zamanında gelmesiyle ilgili bazı sorunları olmuştur. 11, 20 ve 27."
Özlü ve spesifik olun. Belirli olayların örneklerinden bahsediyoruz. Başıboş bırakmaktan kaçının. Bunun kötü bir örneği, "Bayan Smith işyerinde iyi iş yapmıyor. Sadece pozisyon için uygun olmayan bir görünüme sahip gibi görünüyor. Gelemezse geleceğin neler tutabileceğini bilmiyorum. … "Daha iyi bir örnek," Bayan Smith, hakaret ettiği ve saygısızlık ettiği konuşmasıyla ilgili olarak iki farklı iş arkadaşı tarafından kendisine çeşitli şikâyetlerde bulundu."
Performans raporunu önceki raporlara bağlayın. İyileştirilmiş, kötüleşen veya aynı kalabilecek alanları belirtin. Örneğin, "Son çeyrek Bay Thompson'un üretim sayıları, şirketin kabul edilebilir olduğunu düşündüğünden yüzde 75 daha düşüktü. Ancak, son değerlendirmesinden bu yana, üretimi büyük ölçüde arttı ve şimdi de şirket standartlarını karşıladı."
Olumlu davranış alanları için takdirinizi iletin. "Bayan Brown'ın olumlu tutumu etrafındakileri etkiliyor ve işyerini daha iyi bir ortam haline getiriyor." Gibi bir şey yazabilirsiniz.
Zayıf alanların nasıl geliştiğini görmek istediğinize dair geri bildirimde bulunun. Raporu gelecekteki hedeflere bağlayın. Örneğin, "Bay Hartzog, haftalık ders planlarını dört kez sunmakta başarısız oldu. Gelecek dönemde, yöneticinin, ders planlarını her haftanın cuma günü vermesini görmek istiyordu."
Olumlu bir çerçevedeyken raporu yaz. Yapılması muhtemel revizyonları yakalamak için raporu yazdıktan en az birkaç saat sonra gözden geçirdiğinizden emin olun.
Çalışanları, isterlerse aldıktan sonra bir rapor hakkında sizinle iletişim kurmaya teşvik edin. Bu analizi, bir bütün olarak şirket gelişimi için olduğu kadar kişisel gelişim için olumlu bir şekilde birlikte çalışmak için bir fırsat olarak kullanın.
