Verimli bir toplantı, katılımcıların dikkat gerektiren ve tartışmaya katılan konulara odaklanmaları için dikkatli bir hazırlık ve liderlik gerektirir. Çok fazla toplantının açıkça tanımlanmış bir amacı yoktur. Sonuç, diğerleriyle daha iyi harcanmış olabilecek zamanlarını boşa harcadıklarını gösteren bir duygu olabilir.
Fikirlerinizi yazılı olarak yazınız. Toplantının amacı hakkında düşünün. Neyin iletilmesi gerektiği ve hangi araçlara ihtiyacınız olabileceği gibi beyin fırtınası konuları. Diğer katılımcıların ne hakkında konuşacağını düşünün.
Katılımcılara vermek için bir gündem oluşturun. Aslında herkesle paylaşmak için bir gündem hazırlarsanız, toplantıdan ne bekleyeceğini bilirler. Asıl amacınızı, gündemin en başında koyu harflerle yazınız.
Toplantı başlangıcında gündemi tanıtın.Ana başlıkları vurgulayarak kısaca ilerleyin. Toplantıyı, tüm endişelerin tartışılması için yeterli bir zaman sağlayacak şekilde planlayın.
