Doküman yönetimi, kuruluşların dokümanları her türlü formunda oluşturmak, kontrol etmek, güvenceye almak, saklamak, almak, paylaşmak ve imha etmek için kullandıkları süreçtir. Bilginin yayılması, hızlı teknolojik değişim ve güvenlik sorunları çağında, belge yönetim sistemlerini kuran kuruluşların sadece iyi iş uygulamalarını değil, hükümetin ve uluslararası kuruluşların yayınladığı kuralları, düzenlemeleri ve standartları da göz önünde bulundurmaları gerekir.
Kural Yapan Kuruluşlar: Mali
Çok sayıda federal kurum, kuruluşların belge yönetimi kurallarına uymasını gerektiren düzenlemeler yapar. Aşağıdakiler, bu varlıkların, etkiledikleri organizasyon türlerinin ve tüzüğün veya düzenlemenin bir özetidir.
SEC 17a-4'teki Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu, brokerler, analistler ve menkul kıymetler borsasında yer alan diğer kişiler için belge yönetimi kuralları sunmaktadır.
404 ve 409 numaralı bölümlerdeki Sarbanes-Oxley Kanunu, halka açık tüm şirketlerin yanı sıra muhasebe firmaları, denetçiler ve menkul kıymet alım satımı yapanlar tarafından doküman yönetimini etkiler.
21. Yüzyıl Yasası için Çek Kontrolü (Çek 21) çek idaresini düzenler ve bankacılık sektörü için geçerlidir. Federal Reserve tarafından yönetilmektedir.
Gramm-Leach Bliley Yasası, tüketicilerin finansal kurumlar tarafından tutulan finansal bilgilerini korur ve birkaç federal kurum tarafından yönetilir.
Ulusal Menkul Kıymet Satıcıları Birliği (NASD) Kural 3010 ve New York Menkul Kıymetler Borsası (NYSE) Kural 342, Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu tarafından yönetilir ve bu iki kuruluşun üyeleri için elektronik haberleşmeyle ilgili kayıt tutma gerekliliklerini düzenler.
Sağlık Kuralları
Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Erişilebilirlik Yasası (HIPAA), hasta bilgilerini derlemek veya iletmekle görevli doktorlar, hastaneler, sigorta şirketleri ve işverenler gibi gruplar için geçerlidir. ABD Sağlık ve İnsan Hizmetleri Dairesi tarafından yönetilmektedir.
21 CFR 11, ABD Gıda ve İlaç İdaresi tarafından yönetilen ve Elektronik kayıtları ve elektronik imzaları ele alan Federal Düzenlemeler Kodunun bir bölümüdür. Bu bölüm sağlık ve ilaç firmalarını etkiler.
Askeri kurallar
Savunma Bakanlığı düzenlemeleri (Savunma Bakanlığı 5015.2, sürüm 2), Savunma Bakanlığı tarafından satın alınan kayıt yönetimi yazılımı için gereksinimleri tanımlamaktadır. Diğer devlet kurumları da bu standardı kendi kayıt yönetimi yazılımları için kullanmaktadır.
Diğer Federal Kurallar
Federal Hukuk Usulü Kuralları, hukuk firmalarının yasal prosedürlerle ilgili bilgileri nasıl ele aldıklarını düzenlemektedir.
İç Gelir Hizmetleri Rev. Proc. 97-22, vergi mükellefi bilgilerinin elektronik olarak depolanması ve aktarılması için kurallar sağlar ve finansal hizmetler endüstrisini etkiler.
Kural İhtiyacı
Amerikalılar, kişisel bilgilerin güvenliğini sağlamak, finansal işlemleri korumak ve ülkenin gıda, ilaç, finansal ve sağlık varlıkları üzerinde kontrol sahibi olanlar üzerinde uygun gözetimi sağlamak için korumaların yerinde olmasını sağlamak için düzenleyici kurumlara güveniyor. Ülkenin bilgi altyapısı savunması için hayati öneme sahip ve ayrıca korunmalı.
Belge yönetiminin standardizasyonu ABD'nin ötesine uzanır. Uluslararası Standardizasyon Örgütü ve Açık Belge Yönetimi API gibi sivil toplum kuruluşları, gerektiğinde bilgi kayıtlarının güvenliğini ve kullanılabilirliğini sağlamak amacıyla belge yönetim sistemleri için süreçleri standartlaştırmaya ve paylaşmaya çalışır.
