Yakıt envanteri için muhasebe, hem yakıt alırken hem de verirken işlevsel bir hacimsel ölçüm yöntemi gerektirir. Çevresel faktörler algılanan bir envanter kıtlığına neden olabilir; örneğin, yüksek sıcaklıklarda, basınçlandırılmamış tanklardaki yakıtın bir kısmı buharlaşabilir ve bu nedenle sıvı hacmi ölçümü için kullanılamaz ve hatta bir manuel ölçüm almak için kap açıldığında bile kaçabilir. Alternatif olarak, soğuk hava, sıvı yakıt stokunda hacim daralmasına neden olabilir. Hırsızlık önleme, kilitleme mekanizmalarının kullanılması doğru bir yakıt envanterinin korunmasında da önemlidir.
Yakıt işlemlerini bir kayıt defterine kaydedin. Birden fazla lokasyona sahip şirketler, sitenin idari personeli tarafından periyodik olarak güncellenen her dağıtım yeri için bir kayıt defteri bulundurmalıdır. Şirket sürücüleri kişisel bir yakıt işlem kayıt defteri tutmalıdır. Paylaşılan araçların bağımsız sürücü kayıtlarına ek olarak kendi girişleri olmalıdır, böylece iki veri seti daha sonra karşılıklı olarak referans alınabilir. Araç ve sürücü kayıt defterleri, yakıt verimliliğini izlemek için her gün gidilen mesafeyi de içermelidir.
Kurumsal yakıt kullanımının daha büyük bir resmini oluşturmak için düzenli aralıklarla kayıt defterlerindeki verileri bir bilgisayar elektronik tablosunda birleştirin. Yakıt depoları olan şirketler, depoda ne kadar yakıt kaldığını belirlemek için kayıt defteri verilerini kullanabilir.
Hem mekanize göstergeleri hem de manuel dağıtmayı kullanarak gerçek yakıtı düzenli olarak depoda manuel olarak kontrol edin ve kaydedin. Mevcut yakıt stoğunun eldeki log bazlı hesap çizelgesi tahmiyle karşılaştırılması, şirketi hatalı pompa ekipmanlarına veya hırsızlıklara karşı uyarabilir. Cantest Solutions Inc.'e göre, yakıtın buharlaşması ortalama bir yaz gününde bile% 0,125'den fazla ölçüm tutarsızlığına neden olmamalıdır. Tutarsızlıklar, bunun bir sorun olabileceğinden çok daha yüksek.
Kullanılmadığı zaman pompaları ve gaz kapaklarını her zaman kilitleyin. Bu, hırsızlık nedeniyle stokta büzülmeyi önler.
Günlük defterlerindeki ve elektronik tablolardaki verileri kullanarak verileri bir aydan diğerine karşılaştırın. Verilere çapraz referans verilmesi, yakıt kullanımıyla ilgili eğilimleri ortaya çıkarabilir ve hatta kayıtlar her aracın yakıt tüketimini izleyeceği için araç bakımı için yararlı bir gösterge bile sağlayabilir.
İpuçları
-
Kayıt defteri verilerine dayanarak birden fazla elektronik tablo oluşturmak, muhasebe personelinin işletme ile ilgili farklı faktörleri izlemesine izin verebilir. Bir benzin istasyonu gibi bazı işletmeler, basit yakıt giriş ve raporlarını yakma konusunda içerikli olabilirken, filo araçlarını kullanan işletme daha karmaşık kayıt tutma ve raporlama konusunda yararlı bilgiler edinebilir.
Uyarı
Özellikle yeraltı yakıt depolarını yönetirken, zaman zaman manuel okuma yapmak önemlidir. Mekanize okuma cihazları arıza yapabilir ve tanklar sızıntı yapabilir, bu, seviye çubuğu cetvelli basit ses testinin kartopu daha ciddi bir şey haline gelmeden önce bir problemi yakalayabileceği anlamına gelir.
