Kuruluşunuzun aldığı bir hibe hakkında rapor vermek, hibe veren kurum ile hibe alıcısı arasındaki ilişkinin önemli bir yönüdür. Hibe raporları, orijinal hibe teklifinde yürütülen faaliyetler, yeni bulgular, tuzaklar, başarılar ve finansallar hakkında bilgi sağlar. Hibe raporunda dürüst, açık ve net olmak, bağış yapan kurumun etkisini ölçmesine ve kuruluşunuzun deneyiminden öğrenmesine yardımcı olur. Orijinal hibe teklifinde önerilen belirli teslimatları ve faaliyetleri rapor etmek önemlidir. Hibe raporları tipik olarak bir kapak mektubu, kapak sayfası, anlatı ve finans bölümünü içerir.
Bilgi Toplama ve Temsilci Görevleri
Bir hibe raporu yazmaya başladığınızda, hibe teklifinde önerdiğiniz özellikleri açıkça belirtmek ve bu hibe tarafından finanse edilen projeye çok aşina olmak istersiniz. Hibe teklifine ve hibe ödül mektubuna bakınız.
Raporun son teslim tarihinden önce, hibeyi tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz uygun bölümlerin başkanlarından yardım alın. Örneğin, finansal tablolar için finans ve muhasebe, saha raporları için program personeli, imzanın icra müdürü ve resimler için iletişim bölümlerine danışın.
Çeşitli materyalleri toplayın ve raporda bir araya getirirken bunları parmaklarınızın ucunda tutun.
Kapak Sayfası ve Anlatı Bölümünü Yaz
İlk bölüm kapak sayfasıdır ve hibe raporunuzu orijinal hibe teklifinize bağlayacak temel iletişim bilgileri ve verileri arar. Bu bölüm kuruluşunuzun yasal adını, hibede açıklanan projenin tarih aralığını, kuruluşun genel müdürünün veya başkanının adını, finanse edilen projeye en aşina olan irtibat kişisinin adını ve bağış raporunu içerir. Ayrıca, posta adresinizi, telefon ve faks numaralarınızı, e-posta adresinizi, proje adınızı, ödeneğin miktarını, ödenen kimlik numarasını ve ödeneğin amacını da ekleyin. Tüm bu bilgilerin orijinal hibe başvurusunda ve ödül mektubunda belirtilenlere uygun olduğundan emin olun. Raporunuzun alt kısmına, hibe kimlik numaranızı ve raporun sayfa numarasını girin.
Anlatı bölümünde, proje finansmanının topluluğunuzda veya yardım ettiğiniz kişilerin hayatlarında nasıl bir fark yarattığını açıklayın. Kantitatif veriler ve mezuniyet oranları, gelir seviyeleri veya notlar gibi istatistikler sağlayabilirsiniz. Ayrıca, hizmetlerinizden faydalanan anketler, röportajlar veya bireylerin veya ailelerin hikayeleri gibi nitel veriler de sağlayabilirsiniz.
Hibenin bir sonucu olarak yeni bir şey keşfederseniz, hibe verene söyleyin. Beklenmeyen bir şey olursa, iyi veya kötü olup olmadığını ayrıntılı olarak açıklayın.
Hibe verene, diğer kuruluşlarla işbirliği yapıp yapmadığınızı ve projeyi nasıl etkilediğini söyleyin. Bu önemlidir, çünkü hibeciler kurumlar arasındaki işbirliğine değer verir.
Projeden öğrenilen dersleri paylaşın. Projeniz sırasında ortaya çıkan zorlukları ve bunların üstesinden nasıl geldiğinizi ayrıntılı olarak açıklayın. Bunu iyi yaparsanız, bağışçıdan çok fazla saygı göreceksiniz. Kar amacı gütmeyen kuruluşların, durumu şeker kaplamanın aksine olduğunu söylediklerinde takdir ederler.
Hibe vericinin proje için gelecek planlarının ne olduğunu bilmesini sağlayın. Proje devam ederse fon kaynaklarını da dahil edin. Yeni dersler verilen projeyi nasıl değiştirebileceğinizi açıklayın.
Projenize yatırım yapma cömertliği için hibe verene teşekkür ederiz. Minnettarlığını ifade et. İlgili ek yorumlar ekleyin.
Finans dahil
Hibe veren, gelir, nakit akışı ve bilanço gibi özel finansal tablolar isteyebilir. Proje yılı için istenen ifadeleri gönderin. Mali sağlığınızdaki herhangi bir aşırı değişikliği, hibe ödülünü aldığınız zamandan rapor ettiğiniz zamana kadar açıklayın. Hibe verenin tek başına keşfedilmesinden daha iyi bir şekilde belirtmeniz ve iyi bir açıklamanız daha iyi. Dürüst ol.
Belirli projelere harcanan hibeden fonlar hakkında ayrıntılı bir raporlama sağlayın. Bu bölümde verdiğiniz detaylar doğrudan hibe teklifindeki bütçenize uygun olmalıdır.
Beklenmeyen maliyetleriniz varsa, bunları rapora dahil edin ve bu şekilde belirleyin. Ayrıca bu maliyetleri hibe raporunun açıklama bölümünde de açıklayın.
Raporu Paketle
Ödül kimlik numaranızı içermesi gereken raporun içeriğini ayrıntılandıran kısa bir kapak mektubu ekleyin. Mektup kuruluşunuzun yürütme direktöründen veya başkanından hibe veren kurumdaki eşdeğerine kadar olmalıdır. Mektup, bağış için tekrar bağışçıya teşekkür etmeli. Asla yeterince teşekkür edemezsin.
Hibe anlatısını, diğer bir meslektaşım yardımıyla düzenleyin. Finans konusunda finanstan son bir onay alın. Raporun yazı tipinin ve tonunun düzenleme sırasında tutarlı olduğundan emin olun.
Projenizi ölçmek için toplanan anketleri, grafikleri, haritaları, istatistikleri veya bilgileri ekleyin. Anlatı bölümündeki en önemli hususları özetlediniz, ancak bunlar referans için uygun hale getirilmelidir. Tüm verileri mümkün olduğunca net bir şekilde sunun.
Promosyon eklentilerini az miktarda kullanın. Hibe verenler çok meşguller ve etkinlik broşürlerinin, resimlerin ve basın bültenlerinin her biri olsa da beklemek için zamanları yok. En iyi iki veya üç fotoğrafı, yayınlanmış veya yayınlanmış bir medya parçasını ve belki de kuruluşunuzdan bir bülten seçin. Ek malzeme eklemeyi seçerseniz, davanıza yardımcı olduğundan ve doğrudan projeyle ilgili olduğundan emin olun.
Kuruluşunuzun yetkili bir temsilcisinden bir imza alın - büyük olasılıkla hibe başvurusunu imzalayanla aynı kişi.
Zamanında Gönder
Hibe raporunu, başvuru mektubunda belirtilen orta ve kipte gönderin. Hibe veren kurum bir e-posta sorabilir, çevrimiçi bir portala sahip olabilir veya USPS postası tarafından gönderilen üç kopyayı tercih edebilir. İki kez kontrol etmek her zaman en güvenli yoldur.
Makbuzu onaylayın. Bir otomatik onay almazsanız, hibe raporunuzun alındığını onaylamak için bağış kurumundaki uygun personel ile irtibata geçebilirsiniz.
Kayıtlarınız için bir kopyasını kaydedin. Hibe raporunun teslimi ile ilgili herhangi bir şey olması durumunda, hibe vericiye başka bir kopya vermek için hazırlıklı olmanız gerekir.
