Bir işi büyüdükçe takip etmek zor. Örneğin, genişleme veya idari değişiklikler gibi yapının zaman içinde nasıl değiştiğini anlamaya çalıştığınızda daha da kafa karıştırıcı olabilir. Süreç haritalama, yönetimin değişiklikleri bir diyagram yoluyla görmesine yardımcı olur. Diyagramın doğru olması için, bir süreç haritası oluştururken bazı kurallara uyulması gerekir.
Grafik Sembollerini Tanımla
Her işlem haritasının farklı görevleri temsil eden bir dizi sembolü vardır. Bir işlem haritası oluşturmaya başlamadan önce, bu sembollerin tanımlanması gerekir. Örneğin, ovaller, işlemin başlangıcında girişi veya işlemin sonunda çıktısını gösterir. Kutular veya dikdörtgenler, işlem sırasında gerçekleşen görevleri veya etkinlikleri gösterir. Oklar yön akışını gösterir ve elmaslar, sorular sorulduğunda veya bir karar gerektiğinde süreçte noktaları gösterir. (Örneğin, Kaynaklar bölümüne bakın.)
Süreci tanımlayın
İşlemin nerede başladığını ve nerede bittiğini belirleyin. Süreç haritalama, genellikle insanların işlerini yapma şeklini değiştirirken, örneğin otomatik bir işlem eklerken, şirketiniz başka bir şirketle birleştiğinde, yeni bir ürün grubu tanıtırken ve bunun etkilerini anlamanız gerektiğinde yapılır. Personelinize, görevlerinize ve teknolojilerinize ve maliyetleri düşürmeye ve verimliliği artırmaya çalışırken. Ne yapmaya çalıştığınızı, ne zaman başladığını, ne zaman biteceğini belirleyin ve süreç haritanızı buna göre adlandırın.
Adımları Listele
Adımlar yeterli bilgi ya da ayrıntı bolluğu gösterebilir. Hangi yolu seçerseniz seçin ifadeleri basit tutun. Her adımı “eylem planı” gibi “fiil-nesne” biçiminde yazın.
Sıra Oluştur
Post-It notlarını veya dizin kartlarını kullanarak, adımları soldan sağa bir diyagram şeklinde eşleyin. Henüz oklar veya rakamlar çizme konusunda endişelenmeyin. Haritanızın neye benzeyeceği hakkında görsel bir fikriniz olduğunda bu olur.
Diyagramı çiz
Her şekil için önceden belirttiğiniz kurallara göre sembolleri çizin; örneğin ovaller girişi ve çıkışı temsil eder. Semboller yerine yerleştirildikten sonra okları çizin. Bir şekil birden fazla ok için kullanılıyorsa, o aşamaya ulaştığınızda, göz önünde bulundurulması gereken alternatifler olduğunu bilmeniz için oraya bir karar elması yerleştirmeniz gerekebilir. Grafiği çizerken, her adımın bir sonraki adımla veya sonucun bir okla bağlantılı olduğu bir sistem modeli yaklaşımı kullanın. Modelin eksiksiz olduğundan ve ilgili bilgiler içerdiğinden emin olun.
