Birçok pres paketi doğrudan geri dönüşüm kutusuna giriyor. Bu paketlerin bazıları okuyucunun ilgisini çekmeyecek, ancak bazıları sadece bir araya getirildi. Bir basın paketini doğru şekilde biçimlendirmek, bilgilerin yayınlanma olasılığını artıracaktır. Paketin e-postayla gönderilmesi, yalnızca bilgilerin hızlı bir şekilde elde edilmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda malzemenin kolayca çoğaltılmasını da sağlar.
Bir basın kiti göndermek için hedeflerinizi belirleyin ve daha sonra bu hedeflere ulaşmanıza yardımcı olabilecek haber kuruluşları araştırın. Editörler çok az zamana sahiptir, bu yüzden boşa harcamayın. Ohio’da yalnızca yerel haberler yayınlayan küçük bir makale, Kaliforniya’daki bir etkinliğin basın yayınlarıyla ilgilenmiyor. Finansmana odaklanan bir haber istasyonu, bir rock konseriyle ilgili bir basın kitiyle ilgilenmiyor. Uygun medya yayınlarını belirledikten sonra, Internet'te arama yaparak veya kuruluşu arayarak, mümkünse editörün e-posta adresini ve adını bulun. Editörün e-postası yoksa, genel bir şirket e-postası kullanılabilir. Kendinizi yalnızca medya kuruluşuyla değil, aynı zamanda medya kuruluşunun stiliyle de tanıyın. Basın seti medya kuruluşunun tarzına ne kadar yakınsa, o kadar iyidir.
E-postanın konu satırında ne gönderdiğiniz hakkında kısa bir ifade (3 ila 10 kelime) yazın. Mümkünse, bu belirli medya kuruluşunun bilgi ile neden ilgilendiğini göstermeye çalışın. Örneğin, kit yerel olarak odaklanmış bir kağıda gönderiliyorsa, olayın veya işletmenin konumunu konu satırına dahil edin.
Noktayı e-postanın gövdesinde hemen belirtin ve mümkünse, bu ana noktayı medya çıkışının tarzına ve ilgi alanlarına bağlayın. E-postanın gövdesine ekledikleriniz, basın kitinde bulunanlara bağlı olarak değişecektir. Medya kiti yalnızca bir basın açıklamasıysa, serbest bırakma metnini e-postanın gövdesine ekleyin ve kolaylık olması için serbest bırakmayı ekleyin. Basın kiti bir etkinlikle ilgili bir paketteyse, etkinliğin ne olduğunu, ne zaman olduğunu ve ne eklediğinizi söyleyen kısa bir ifade yazın. Basın kiti yerel bir işletme ile ilgiliyse, seti neden gönderdiğinize dair kısa bir açıklama yazın.
Basın kiti dosyasını e-postaya ekleyin. Ancak hangi dosya biçimini gönderdiğinize dikkat edin, çünkü her medya kuruluşu her tür dosyayı açamayacaktır. Genel olarak PDF'ler (Taşınabilir Belge Formatları) hemen hemen herkes tarafından açılabilir ve görüntüleme yazılımı indirmek ücretsizdir. PDF'ler, bilgisayar ekranınızda gördüğünüz şeyin, farklı bilgisayarlardan değişiklikleri biçimlendirmeden, alıcının gördükleri olmasını da sağlayacaktır. RTF'lerin (Zengin Metin Biçimi) de evrensel olarak açılması kolaydır; ancak, format bir RTF dosyasında korunmaz ve grafikleri olan dokümanlar için en iyisi değildir.
Çoğaltılması amaçlanan fotoğrafların yüksek kalitede yeniden basılabilecek kadar büyük olduğundan emin olun; e-postanın daha hızlı gönderilmesini sağlamak için görüntüyü sıkıştırmayın. Metin dokümanlar tek bir dosyada birleştirilebilir, ancak yayınlar için göz önünde bulundurulması gereken fotoğraflar, görüntüler dokümandan kolayca ayrılamadığından ayrı dosyalar olarak eklenmelidir. JPG dosya formatı resimler için en iyisidir.
E-postanın gövdesine geri dön. Sonuç olarak, hangi belgelere iliştirdiğinizi ve neden; Ayrıca dosyaların farklı bir biçimde olup olmadığını da belirtin. E-postanın en sonunda tüm iletişim bilgilerinizi belirtin.
E-postayı göndermeden önce tüm yönleri iki kez kontrol edin. E-posta adresinin doğru olduğundan, e-postanın gövdesinde hata olmadığından ve doğru dosyaların eklendiğinden emin olun.
