Siz veya kişisel mülkünüz, bir başkasının hatalı kullanılması sonucu zarar gördüyse, mahkemeye karar verebilir ve bir davaya uğraşmamanız ve masrafını önleyebilirsiniz. Ancak bunu yapmaya karar verirseniz, herhangi bir sorunuz olursa ödeme ya da iade işlemini yazılı olarak belgelemelisiniz. Konuyu diğer tarafla görüşün, daha sonra resmen iade talebinizi yazılı olarak gönderin. Daha sonra ödeme veya değiştirme kalemi ile yazılı olarak cevap verebilir ve ikinizin de yasal olarak karşılanması gerekir.
Adresinizi yazarak mektuba başlayın. Bir satır atla ve tam tarihini yazın. Ek bir satır atlayın ve alıcının adını ve adresini ayrı satırlara yazın. Bir satır daha atlayın ve "Sayın Bay / Bayan (Soyadı)" yazdıktan sonra iki nokta üst üste yazın.
İlk paragrafa, olayla ilgili kısa bir genel bakış vererek ve doğrudan iade talebinde bulunarak başlayın. İsteği belirtin ve doğrulayın; insanlar belli isteklere belirsiz cevaplardan daha fazla cevap verebilirler. Örneğin, "22 Nisan 2011 tarihinde, oğlunuz Dave ısmarlama kuş banyomuza geri döndü ve paramparça etti. Sizden 525,90 $ 'lık toplam fiyatı ve nakliye ücretini soruyorum."
Olayı sonraki paragraflarda detaylandırın ve açıklamanın amacının her iki kayıt için olayı tanımlamak olduğu konusunda net olun. Kısa olun, ancak yaklaşık süreleri ve önemli detayları verin. Dilinizi profesyonel tutun ve suçlayıcı dillerden kaçının; kişi durumu düzeltmeye istekli ise, kendisinin ya da kaba olmanıza veya kaba olmanıza gerek yoktur.
Ödemenin veya değişikliğin konuyu kapatacağını ve komşunuz ödemeyi veya değişikliğini yaparsa olayı mahkemede sürdürmemeyi kabul ettiğinizi belirterek mektubu kapatın. Ödeme tutarını veya değiştirme kalemini tekrarlayın. E-posta adresiniz veya telefon numaranız gibi başlıkta görünmeyen tüm iletişim bilgilerini verin.
Önce "Saygılarımızla", ardından üç satır boşluk yazın. Tam adınızı yazın. Mektubu yazdırın ve imzalayın. Kayıtlarınız için bir kopyasını alın ve orijinal belgeyi imza onayı ile postalayın, böylece kişinin mektubu aldığına dair kanıtınız olur.
Uyarı
Sorumlu tarafın kararlaştırmaya istekli olup olmadığından emin değilseniz, uygun olduğundan ve konuyu çözüme kavuşturmak için makul bir ilk adım olduğundan emin olmak için önce bir avukatınızın mektubunuzu incelemesini isteyin. Eğer mahkemeye giderse, sorunu çözme girişiminizin makul olduğunu ve yerel ve eyalet yasalarına bağlı olduğunu kanıtlamanız gerekir.
