Bir toplantıda sunulacak bir rapor yazarken, çoğu muhtemelen okulda öğrendiğiniz bazı temel kurallara uymanız gerekir. Örneğin, raporunuzun amacından emin olmanız, kesin olarak tanımlanmış bir alt konuya odaklanmanız ve izleyicileriniz göz önünde bulundurularak yazmanız gerekir.
Toplantı katılımcılarının eğitim ve iş geçmişlerini önceden öğrenin. Bu, konunun ne kadarını açıklamanız gerektiğini bilmenize yardımcı olur. Örneğin, bir sonraki Trafik Komitesi toplantısında sunulacak belirli şehir kavşaklarındaki kazaların sayısı hakkında bir rapor hazırladığınızı hayal edin. Beş komite üyesinden üçünün yasa uygulayıcıda geçmişe sahip olması durumunda, “bir dönüşe gitmek” gibi ifadeler açıklamanız gerekmez.
Lise İngilizce öğretmeninin tavsiyelerini hatırlayın: Evrenle mücadele etmeye çalışmayın. Ana konunuzun daha küçük bir kısmını yazın. Raporunuzun anlaşılmasını kolaylaştırır. Örneğin, “yaya güvenliği” bir trafik çalışması raporunun ana konusu olabilir, ancak raporunuz bu konunun bir kısmıyla sınırlıdır - iki kavşakta güvenliği artırmak.
Giriş ve sonuçlarınızda yeterince içerik sağladığınızdan emin olun. Bu, toplantı katılımcılarının önerilerinizin önemini anlamalarına yardımcı olur. Örneğin, raporunuz belediye mahkemesinde çalışmak için yardımcı polis memurlarının işe alınmasını önerirse, girişiniz belediyenin polis memurlarına ödenen fazla mesai artışlarını telafi etmek için yıl boyu sürecek olan mücadelelerini açıklar. Sonuç, bu teklifin belediyenin bütçesinde delik açmasına yardımcı olabilecek birçok tekliften yalnızca biri olduğunu yineleyecektir.
Raporun başlığının, toplantının sorunları çözmek üzere mi yoksa bilgi vermek üzere mi planlandığını önermesini sağlayın.Örneğin, bir yönetici ekip üyelerine son çeyrek satışlarının arttığını bildirmek için toplantıyı aradıysa, unvanınız “Üçüncü Çeyrek Satış: Yeni Müşteri Hizmet Prosedürlerinin Etkisi” olabilir.
Raporlar genellikle birinin eylemlerini etkilemeyi amaçlar. Beklediğiniz geribildirimden ve kimden bahsedin. Örneğin, bir okul müfettişinin öğrenci sınavı puanlarındaki artışla ilgili raporu, kurulun pilot çalışma programını kalıcı bir program haline getiren bir kararı onaylamasını önerebilir.
