Bir projeyi veya ekibi yönettiğinizde, sonunda bir şirketten ürün veya hizmet satın almanız istenecektir. Firmalar, çalışanların şirket adına yetkilendirebileceği belirli dolar miktarlarını ayrıntılandıran protokollere sahiptir. Yapmak istediğiniz bir satın alımın belirtilen eşikten yüksek olması durumunda, satın alma işlemine yetki vermek için bir gözetmen gerekir. Bu gibi durumlarda, satın alma teklifi, satın alma ihtiyacını haklı çıkarmak için, özellikle de masrafın büyük olacağı veya işletmenin önemli bir bölümünü etkilediği durumlarda kullanılır.
Bir karşılaştırma tablosu oluşturun. Grafik, aradığınız mal veya hizmetin her sağlayıcısını listelemeli ve teklifle ilgili özellikleri içermelidir. Örneğin, personel için ekip oluşturma faaliyetleri sağlamak için bir satıcı arıyorsanız, kategoriler şunları içerir: Şirket Adı, Konum, Etkinlik Seçenekleri, Fiyata Göre Seçenekler, Dahil Edilen Personel, Geçmiş Müşteriler ve Referanslar / Referans. Mümkün olduğunca çok sayıda "bir bakışta" nitelik ekleyin. Bu, verilerin incelenmesini kolaylaştıracaktır.
Araştırmanı yap. Aradığınız mal veya hizmeti sağlayan üç ila beş satıcının bir listesini derleyin. Teklifinize birden fazla satıcı dahil etmek, gereken özeni gösterir ve yöneticinizin nedeninizi hızlı bir şekilde anlamasına yardımcı olur. Her satıcıdan yazılı bir teklif alın ve karşılaştırma tablosunu verileriyle doldurun. Buna göre, bazı tedarikçilerin teklif vermek için tedarik süresi gerektirdiği için plan yapın. Yazılı teklifi ne zaman alacağınız konusunda satıcıyla iletişime geçin. Son olarak, satıcınıza, kendi işinize benzer işleri yapan firmalardan referansları isteyin.
Satıcı referanslarını arayın. Fiyat ve hizmet gibi diğer tüm özellikler eşit olarak kabul edilebilir, ancak tüm satıcılar firmanız için uygun olmayabilir. Bir satıcı doğru ürüne sahip olabilir, ancak zamanında güvenilir bir şekilde teslim edemez. Servis sağlayıcılar, türünüzle ilgili bir deneyime sahip olmayabilir, ancak diğer türlerle çok iyi çalışırlar. Referanslar, bu tür sorunlara karşı korunmanıza ve teklifinizin geçerliliğini güçlendirmenize yardımcı olacaktır.
Karar vermek. Tanımladığınız özelliklere, referanslara ve yazılı alıntılara dayanarak satıcıları karşılaştırın. Bulgularınızı, değerine değer veren ve katılımını istediğiniz bir meslektaşınızla paylaşın. Hedefi kalın ve şirkete en yüksek değeri veren satıcıyı seçin.
Bir not oluşturun. Mektubu satın alma için karar vericiye yazınız. Satın alma niyetiniz hakkında kısa bir açıklama yazın ve satın alımın neden gerekli olduğunu ve firmaya ne gibi faydalar sağlayacağını açıkça belirtin. Yatırımın geri dönüşünü hesaplayabiliyorsanız, bu ayrıntıları notun içine dahil ettiğinizden emin olun. Ayrıca yaptığınız araştırmayı, kararınızın gerekçesini ve satın alımın kısa ve uzun vadeli maliyetlerini de dahil edin.
Notu amirinize teslim edin. Satıcı tekliflerini ve karşılaştırma tablosunu ekler olarak dahil edin. Satın almayı tümüyle tartışmak için amirinizle bir toplantı planlayın. Yöneticinizin sahip olacağı soruları önceden tahmin etmeye çalışın ve planlı toplantıya güçlü ve kendinden emin cevaplarla gelmeye çalışın.
İpuçları
-
Karşılaştırma çizelgenizde devam eden maliyetleri ve kurulum maliyetlerini ayırın.
