Bir konferans odası şirket yöneticileri tarafından toplantılar düzenlemek ve diğer çalışanlar veya ziyaret eden işadamları için etkinliklere ev sahipliği yapmak için kullanılır. Bir konferans odasının düzenlenmesi, insanların bir toplantıyı nasıl yaşadığını büyük ölçüde etkileyebilir, çünkü arkada oturanlar odanın önünde olup bitenleri duyamayabilir veya göremeyebilir. Bir konferans odası kurmaya başlamadan önce, hangi alanın verilen alan için en uygun olduğunu belirlemek için alanı analiz edin. Bu şekilde katılan herkes sunumlar veya etkinlikler sırasında aynı deneyime sahip olacaktır.
Alanı tasarlamaya başlamadan önce konferans odasında dolaşın. Odanın önündeki elektrik prizlerine ihtiyaç duyabileceğinden, boşluktaki tüm elektrik prizlerini bulun. Projektörler ve ekranlar elektriğin çalışmasını gerektirebilir, bu nedenle prizlerin bulunduğu odanın önünü ayarlayın. Bu, insanlar konferans odasında dolaşırken etraflarında gezebilecekleri için kabloları en aza indirgemek için yapılır.
Alanın boyutunu analiz edin ve boyutu şirketin ihtiyaçlarına göre karşılaştırın. Eğer şirket tek seferde 20 veya daha az kişiyle toplantı yapacak bir yer arıyorsa, masa ve sandalyelerin yerleştirilmesi, belirli bir zamanda yüzlerce kişiyi tutması gereken bir alandan farklıdır. Yükseltilmiş sıralara sahip bir tiyatro tarzı kurulum kullanmak, U şekli yapılandırması 20 kişi veya daha azı için daha uygun olduğundan, U şekli kurulumundan ziyade yüzlerce kişi için daha verimli olabilir. Tek bir konferans masası yalnızca şirket bir kerede 15 kişiden daha az kişiyi ağırlamayı planlıyorsa kullanılmalıdır, çünkü masanın bir ucunda bulunan çalışanlar karşı ucunda oturan kişileri duyabilmelidir.
Uzaya masa ve sandalyeler eklemeden önce öne bir sunum ekranı veya projektör ekleyin. Tüm elektrikli cihazları prize takın ve telleri duvar boyunca veya halıların altına gizleyin.
Masaları, konferans odası için seçtiğiniz yapılandırmaya yerleştirin. U şekli yöntemini kullanıyorsanız, tablolar birbirine yakın yerleştirilmelidir. Tiyatro düzeninde masaların yükseltilmiş kutulara veya platformlara yerleştirilmesi gerekir. Tabloları eklemeye başlamadan önce platformu istediğiniz alana yerleştirin.
Alanın etrafında yürüyün ve her oturma yerinin engelsiz görünmesi açısından kabul edilebilir olup olmadığını test etmek için kendinizi masanın arkasına yerleştirin. Birisini ön göremediği bir koltuğa yerleştirmeyin. Sandalyeler odaya eklenmeden önce bunu yapın, çünkü odadaki sandalye ve masaların kurulumunu değiştirmek daha zor olabilir.
Tüm sandalyeleri konferans odasına ekleyin ve yerden tasarruf etmek için sandalyelerin altına oturun. Bu, konferans salonunun daha büyük ve daha organize görünmesini sağlayacaktır.
Bir etkinlikten önce konferans masalarına su şişesi, kalem, kağıt altlığı ve muhtemelen meyve ekleyin.
