Muhasebede, bir şirketin işlemlerini ve genel mali sağlığını izlemek için kullanılan çeşitli finansal belgeler vardır. Genel muhasebe defteri ve bilanço, bir şirketin muhasebe sürecindeki merkezi belgelerden ikisidir. Benzer bilgiler içermesine rağmen, genel muhasebe defteri ve bilanço aynı değildir. Amaçları ayrıdır ve her birinde bilgi kaydetme yöntemleri farklıdır.
Tanım
Tüm işlemler, günlük defterden genel muhasebe defterine, tıpkı çek defterinde kullandığınız gibi bir borç ve kredi sistemi kullanılarak kaydedilir. Şirketinizin geçmişinin ilk gününden itibaren tüm işlemleri takip eden şirketinizin finansal kayıtlarının özüdür. Bilanço, genel muhasebe defteri kadar ayrıntılı olarak kaydedilmez. Bir şirketin finansal sağlığının, belirli bir zamanda varlıklar ve borçlar açısından bir görüntüsüdür.
yapı
Genel muhasebe defterindeki hesaplar beş kategoride gruplandırılmıştır; varlıklar, borçlar, özkaynak, gelir ve giderler. Genel muhasebe tarafından takip edilen her hesap için genellikle ayrı bir sayfa vardır. İşlemler, her hesap için gerçekleştikçe genel bir deftere kaydedilir. Örneğin, bir alacaklıya yapılan ödeme “giderler” altında ve aynı gün bir müşteri şirkete ödeme yaptığında “gelir” altında kaydedilecektir. Bilanço ayrı sayfalara bölünmez. Bunun yerine, her bir kategori için toplamlar, o süre için geçerli oldukları şekilde kaydedilir. Örneğin, 31 Aralık itibariyle gelir toplamları kaydedilir ve giderler de toplanır ve kaydedilir. Bu nedenle, A, B ve C alacaklılarına yapılan ödemeler bireysel olarak kaydedilmekten ziyade toplanır.
amaç
Genel muhasebe, bilanço da dahil olmak üzere diğer finansal belgeler için veri kaynağı olarak kullanılır. Genel muhasebe işlemleri izler ve diğer finansal belgelerin doğru bir şekilde derlenebilmesi için şirkete ait tüm verilerin kaydını tutar. Genel muhasebe ile tutarsızlıklar, muhasebe hataları ve kayıpları takip edilebilir. Bilanço kime baktığını (örneğin bir alacaklı gibi) bir şirketin sahip olduğu şeyleri ve tamamlandığı tarih itibariyle diğer taraflara ne borçlu olduğunu gösterir. Bilançolar genellikle bir işletmenin krediye veya krediye hak kazanıp kazanmadığını belirlemek için kullanılır. Alacaklılar, yatırımcılar (potansiyel ve cari), yönetim, tedarikçiler, müşteriler, devlet kurumları ve işçi sendikaları, bilançoyu şirketin nerede olacağını veya yoldan finansal olarak nasıl görüneceğini tahmin etmek için kullanırlar. Bir alacaklı için, bu krediyi değerlendirirken şirketin “riskini” hesaplamak için bir araçtır. Şirketin CEO'su veya başkanı için bilanço, şirketin çok fazla envanteri olup olmadığını veya gelirini arttırması gerekip gerekmediğini belirlemeye yardımcı olur.
