Bir çağrı merkezi kurmayı planlıyorsanız, güvenli bir şekilde, konumun her şey olduğu asırlık tavsiyesini bir kenara bırakabilirsiniz. Müşterilerle - veya çoğu zaman - tek temasınız sizi asla şahsen ziyaret edemeyeceğinden, yeterli alan yerden daha önemlidir. Altyapı ve veri depolama gereksinimleri de hayati öneme sahiptir. Ek olarak, çalışma ortamı oldukça gürültülü olabileceğinden, fiziksel yerleşim sadece çalışanlarınız için rahat olmamalı, aynı zamanda gürültüyü azaltmalıdır.
Kare Film Gereksinimleri
Çağrı merkezi tasarımında uzmanlaşmış Response Design Corp., alan gereksinimlerini "koltuk başına ayak kare" cinsinden ele alıyor ve koltuk başına 125 ila 150 metre kare vermenizi öneriyor. Response Design, "Bu kare çekim numarası, yalnızca kübik değil, tüm ortak alanların ihtiyaçları için geçerlidir." Hücre alanı gelince, her müşteri hizmetleri temsilcisine 33 metrekarelik bir kabin sağlanan bir çağrı merkezini belirtir. Bu odakları birleştirerek, 10 telefonla başlamayı planlıyorsanız, odacıklar için yaklaşık 330 metre kare alana ve bir toplantı odası, tuvalet ve veri depolama için 920 ila 1.170 metre kare alana ihtiyacınız olacak.
Altyapı Gereksinimlerini Belirleme
Altyapı ihtiyaçlarını belirlemek için bir işletme telekom danışmanı ile birlikte çalışın. Dahili kablolama, telefon sistemi ve bant genişliği gereksinimleri en önemli hususlar arasındadır. Örneğin, standart anahtarlamalı geleneksel telefon hatlarının mı yoksa Sesli İnternet Protokolü'nün en iyi seçenek olup olmadığına karar verin. VoIP'yi seçtiyseniz, fiber optik ağ hizmeti için potansiyel bir sitenin kurulup kurulmadığını ve kiralama ödemesinde gerekli herhangi bir değişiklik için maliyet oluşturup oluşturmadığınızı veya bu masrafları önceden ödemeniz gerekip gerekmediğini kontrol edin. Bant genişliği, İnternet bağlantılarınızın hem hızını hem de verimliliğini belirleyen veri aktarım hızını ifade eder.
Veri Depolama Ortamını Optimize Edin
Zaman ve sistem güvenilirliğini sağlamak için, veri ekipmanını ayrı bir klima sistemi ve nem izleme ekipmanı bulunan kapalı bir odaya kurun. Veri merkezi sıcaklığı ve çevre kontrolleri konusunda uzmanlaşmış bir firma olan Avtech Software, Inc., 68 ila 75 derece Fahrenheit arası bir oda sıcaklığı ve yüzde 45 ila 55 arasındaki bağıl nem seviyesini önerir.
Satın Alma Yazılımı ve Ekipmanı
“Comdex Çağrı Merkezi Eğitim Kursu” adlı kitabında yazar ve girişimci Vikas Gupta, tüm yeni çağrı merkezlerinin beş temel teknolojiyle başlamasını önermektedir. Bunlar arasında internet bağlantısı, otomatik çağrı dağıtıcısı, etkileşimli sesli yanıt sistemi, bilgisayar telefonu entegrasyonu ve müşteri iletişim araçları yer alıyor. Odak noktanız giden aramalarsa, akıllı arama yazılımına da ihtiyacınız olacaktır. Her ajanın ayrıca bir bilgisayara ve bir kulaklığa ihtiyacı olacaktır. Yazılım ve ekipman fiyatları önemli ölçüde değişiklik gösterir, bu nedenle karşılaştırma mağazası ve satın alma kararı vermeden önce en az üç fiyat teklifi alın.
Gürültüyü En Aza İndir
Telefonları çalmak, devam eden konuşmalar ve işletme ekipmanı gürültülü bir çalışma ortamına katkıda bulunur. Bu, gürültüyü azaltmak için zemin planlama, yerleşim ve iş istasyonu tasarımını yapar. Bunu başarmak için seçenekler arasında, birlikte gruplandırma aracıları yerine iş istasyonlarını ayırma, iş istasyonları arasına ses bariyer panelleri ekleme, gizlilik ve konut yazıcıları gerektiren toplantılar ve çağrılar için kullanmak ve iş istasyonlarından uzak makineleri kopyalamak için bir veya iki özel ofis inşa etmek yer alıyor. Bitkiler ve panjurlar, halılar, yastıklar ve yastıklı sandalyeler gibi yumuşak, ses azaltıcı mobilyalar gürültüyü daha da azaltabilir.
