Bir işveren, çalışan personel kayıtlarının belirli süreler boyunca tutulmasından ve saklanmasından sorumludur. Dosyada tutulan personel kaydı türü, tutulması gereken süreyi belirler. Tüm personel kayıtlarının güvenli ve kolay erişilebilir bir alanda saklanması gerekir.
Bir yıl
Çalışan şirketten ayrıldıktan sonra en az bir yıl saklanması gereken bazı personel kayıtları vardır. Bunlar, promosyonlar, transferler ve sonlandırmalar gibi tüm istihdam eylem kayıtlarını ve herhangi bir istihdam öncesi test, şikayet kayıtlarını ve yasal işlemleri içerir.
İki veya üç yıl
Kazançlar, zaman çizelgeleri, çizelgeler ve ödeme oranları gibi ücretle ilgili kayıtlar, çalışanın işten çıkarılmasından sonra iki yıl süreyle saklanmalıdır. Fiili bordro kayıtları, çalışanın işten çıkarılmasından sonra üç yıl süreyle saklanmalıdır. Aile ve Tıbbi İzin Yasası ile ilgili tüm evrakların da üç yıl boyunca dosyada tutulması gerekir.
Beş yıl
Mesleki Güvenlik ve Sağlık İdaresi'ne göre, bir iş kazası veya hastalığına ilişkin detayların bir özeti de dahil olmak üzere herhangi bir bilgi beş yıl boyunca saklanmalıdır. Bununla birlikte, iş kazası veya hastalık nedeniyle yasalarca gerekli görülen tıbbi muayeneler 30 yıl boyunca yapılmalıdır.
