Kendinizi belirli bir belge veya dosyayı aramak için saatlerce harcıyorsanız, ofisinizin örgütsel sistemini elden geçirmenin zamanı gelebilir. Çok sayıda dosya ve klasörünüz varsa, tüm bunları gözden geçirmek ve düzenlemek biraz zaman alabilir. Ancak, sonunda buna değecektir, çünkü her şeyi tam olarak nerede bulacağınızı bileceksiniz. Tüm ofisteki bir kerede uğraşırken bunalmış hissediyorsanız, işiniz bitene kadar günde yalnızca bir bölgeden geçmeyi deneyin.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Gelen Kutusu / outbox
-
Dosyalar
-
Klasörler
-
Etiketler
-
Dosya dolabı / dosya kutusu
Masanızın bir köşesine bir gelen kutusu ve giden kutusu yerleştirin. Tüm giden faturaları, bildirimleri ve postalanacak veya dağıtılacak diğer öğeleri giden kutusunda saklayın. Bu öğeleri günlük olarak gönderin. Gelen dosyaları, belgeleri ve postaları gelen kutusuna yerleştirin. Ayrıca, günlük olarak bu maddelere göre hareket etmek veya dosyalamak; Böylece, karışıklık olmaz.
Dosya ve klasörleriniz için kategoriler oluşturun. Bunlar, iş türünüze bağlı olarak değişecektir. Bazı kategorilerde müşteriler, vergi bilgileri, satıcılar ve yaklaşmakta olan projeler gibi belirgin etiketler olabilir. Tüm belgelerinizi bu büyük kategorilerde sınıflandırmaya odaklanın.
Varsa, büyük kategorileri daha küçük alt kategorilere ayırın. Örneğin, işletmenizin müşterileri varsa, her istemci için bir klasör oluşturun. Bir müşterinin belgeleri bir klasöre sığmayacak kadar çoksa, bu kategoriyi daha da ayırın. İstemcinin dosyasını farklı belge türleri için farklı klasörlere ayırın.
Tüm dosyalarınızı etiketleyin. CNN Money, dosyaları muhtemelen nasıl arayacağınıza göre etiketlemenizi önerir. Örneğin, belirsiz bir dosyayı “Form 27G-28A” olarak etiketlemek yerine, “Faturalar” veya benzer bir geçerli kategoriyi etiketleyin. Bu, hızlı bir şekilde belge bulmayı kolaylaştırır.
Tüm belgelerinizi bir dosya dolabına, dosya kutusuna veya benzer bir kutuya yerleştirin. Çok sayıda dosyanız varsa, en sık kullandıklarınızı masanızın yanında tutun. Ofis alanınız tükenirse, yılda yalnızca bir kez kullanabileceğiniz dosyaları ayrı bir dolapta veya başka bir odada tamamen saklayın.
Dosyalarınızı sıralarken, çöpe atılmış ayrı bir belge yığını tutun. Eski ve ilgisiz belgelerin zamanında parçalanması, organize bir ofisi sürdürmenin anahtarıdır. Bir belgeyi imha edip edemediğinizden emin değilseniz, olası çöpler için bir klasör belirleyin ve belgeyi parçalayabilene kadar dosyalanmış halde tutun.
