Bir çalışana yapılan fazla ödeme, genellikle bordro hesaplama hatasının sonucudur. Bir işveren olarak, çalışana, hakkından daha fazla saat veya maaş öderseniz veya zorunlu veya gönüllü bir indirim yapmamanız durumunda fazla ödeme yapılabilir. Her iki durumda da durumu düzeltebilirsiniz.
Devlet Hukukuna danışın
Hatayı keşfedeceğiniz an, ödenmiş maaşları tahsil etme prosedürleri için devlet işçi departmanına danışın. Pek çok eyalet, bu kesintileri bordro indirimi yoluyla yapmanıza izin verir. Borç miktarına bağlı olarak, bir dizi maaş ödemesini toplu ödeme olarak durdurabilirsiniz. Devlet hukuku genellikle bir ödeme süresi boyunca elinizde tutabileceğiniz tutarı sınırlandırır. Zorunlu kesintilerin yanı sıra, devletin bir çalışanın ücretinden yazılı onayı olmadan bir indirim yapmanıza izin vermeyebileceğini unutmayın. Ayrıca, devlet, çalışanın gelirinin gerekli asgari ücretin altına düşmesine neden olursa, kesinti yapmanıza izin vermeyebilir.
Geri Ödeme Bildirimi
Maaş bordrosu indirimi yoluyla geri ödeme almak, özellikle hata yaptıysanız ve çalışan zaten fazla ödemeyi yapmışsa, çalışan için uygun olabilir. İşçiye ödeme yaptıktan kısa bir süre sonra hatayı bulursanız ve derhal ona bildirirseniz, işçi ödemeyi derhal ödeyebilir. Fazla ödemeyi bordro indirimi yoluyla tahsil ediyorsanız, durumu çalışanına yazılı olarak bildirin ve fazla ödemenin gerçekleştiği zaman, her bordro kesintisinin gerçekleşeceği tutar ve kesintiler gibi tutarları belirtin. Çalışana, kişisel çek, havale veya nakit gibi diğer ödeme yöntemleri seçeneklerini verin. Kesinti yapmak için çalışanın yazılı onayı gerekiyorsa ve çalışan reddederse, fazla çalışanı aleyhine mahkemede dava açarak ödemeyi geri almaya çalışabilirsiniz.
Bordro Ayarlamaları
Fazla ödemeyi tahsil ettiğinizde, çalışanın maaş bordrosu kayıtlarını da buna göre ayarlamanız gerekir. Örneğin, belirli bir ödeme süresi boyunca maaşınızı 200 ABD doları ödediyseniz, düzenlemeyi negatif olarak yapın, böylece çalışanın o tarihe kadar kazandığı kazançtan çıkarılır ve W-2 vergi amaçlı olarak doğru olur. Çalışana fazla ödeme yaptığınızda, fazla ödemeli tutarla ilgili vergi ve kesintiler de ücretinden çıkarılır. Bordro yazılımı, fazla ödemeyi negatif olarak girdiğinizde çalışanın maaş bordrosu kayıtlarını otomatik olarak ayarlar. Bordro yazılımını kullanmıyorsanız, orijinal indirimler ile ne olması gerektiği arasındaki farkı elle bulun. Aradaki fark, ödenmemiş kesinti tutarıdır. Ödenen maaşı çalışanın maaşından çıkardığınızda, toplam gelirini düşürür ve meblağları azaltarak indirimlerini ayarlar. Fazla ödeme yapılmayan bir indirimden kaynaklanıyorsa, indirimi pozitif olarak ayarlayın, böylece gelirinden düşülebilir.
İşsizlik Vergisi Fazla Ödemesi
Ücretini ödediğiniz tüm çalışanlara her yıl belirli bir miktara kadar federal işsizlik vergisi ve devlet işsizlik vergisi ödemelisiniz. Bir çalışana fazla ödeme yaptığınızda ve yıllık ücret sınırını karşılamadığınızda, federal ve eyalet işsizlik vergilerini fazla ödemenizle sonuçlanabilir. Bu durumda, federal işsizlik vergi ödemesini İç Gelir Servisi'ne bildirin ve işsizlik vergi ödemesini idare eden devlet kurumuna bildirin, böylece fazla ödeme için kredi alabilirsiniz.
