Faks gönderme ile karşılaştırıldığında, e-postayla gönderme, bir noktadan diğerine bilgi almanın daha uygun bir yöntemidir.Ancak, faks makinesini henüz gerekli bir ofis aracı olarak kullanmamalısınız. Tabii ki, zaman zaman sıkışan makine, meşgul sinyali ve eksik sayfa var, ancak faks makineleri kullanmaya değer ve avantajları var: daha büyük belgeler gönderilebilir, bazı insanlar bunları daha profesyonel bir iş iletişimi biçimi olarak görür ve fakslarda imzalanan imzalar yasaldır.
Alıcının ve faks gönderenin adını faks kapak sayfasının Kime ve Kimden bölümlerine yazın.
Telefonunuzu ve faks numaralarınızı uygun Faks ve Telefon no. alanlar. Bu, alıcının geri araması veya fakslaması durumunda faydalı olur.
Toplam no. Sayfadaki kapak sayfası da dahil olmak üzere, faksa dahil edilen toplam sayfa sayısını girin. Kapak sayfasının sayfa veya No. Bu, alıcıya faksta kaç sayfa alması gerektiğini bildirir.
Kapak sayfasının RE bölümüne faksın amacını açıklayan bir ila üç kelimeyi yazın. Varsa bir referans numarası ekleyin.
Uygun kutuyu doldurun veya faksın aciliyetini veya alıcıdan gelen yanıt dileklerini gösteren uygun kelime açıklamasını daire içine alın.
Faksların çoğu, aşağıdakileri içeren yanıt tanımlayıcılarını içerir: Gözden geçirme (işlem gerekli değil), Lütfen yorum (yanıt gerekli), Acil (hemen işleyin), Gizli (yalnızca belirli gözler için) veya Lütfen yanıtlayın (yanıt gerekli).
Alıcının faks kapak sayfasının boş alt bölümünde (Yorumlar) okumasını veya bilmesini istediğiniz ek notları veya talimatları yazın.
Faksı inceledikten ve kapak sayfasının tüm ilgili bölümlerinin tamamlandığından emin olduktan sonra, faksı gönderdiğiniz tarihi sayfanın en üstüne yerleştirin.
İpuçları
-
Kapak sayfasının okunabilir olduğundan emin olmak için net ve okunaklı bir şekilde basın.
Kapak sayfasının taranması veya fotokopisi çekilmesi durumunda mavi veya siyah mürekkep kullanın.
Uyarı
Gizli bilgileri faksla göndermekten kaçının. Diğer tarafta kimin olduğunu bilmenin yolu yok.
