Toplantılar hemen hemen her yerde insanlar var. Kiliseler, okullar ve işletmelerin hepsi bir nedenden dolayı toplantılar düzenliyor. Tutarlar uygun bir şekilde alındığında, özellikle toplantıdan bir veya iki gün sonra tekrar belirli bir şey duymaları gereken diğer toplantı üyelerine kolayca aktarılabilir. Deneyebileceğimiz kadar her şeyi asla hatırlamayacağız. Bu nedenle bir toplantıda doğru bir şekilde dakikalar almak çok önemlidir.
Dakika alarak
İşletmenizin, kilisenizin veya okulunuzun toplantı tutanakları almak için gerekli bir biçime sahip olup olmadığını kontrol edin. Bazı iş yerlerinin, standarttan biraz farklı olsa bile, işleri yapmaktan hoşlandıkları kesin bir yolu vardır. İstenen formatı izlediğinizden emin olun.
Herkesi görebileceğiniz ve duyabileceğiniz bir yere oturun. Kimin ne dediğini ararken, dakikaları yazmak zor. Merkezi bir yerde oturmak, eğer amplifikasyon olmadan oldukça büyükse en iyisidir. Büyük gruplar mikrofon kullanırken, odanın önünde oturun.
Tarihi kağıdınıza yazın. Toplantıda başlamadan önce kağıdınızı ve kaleminizi hazırlayın, başında önemli bir şeyi kaçırmanızı engelleyin. Ayrıca, bu toplantının belirli bir konu veya sorun hakkında olup olmadığını da yazın. Ayrıca, eğer elemanlar nispeten az ise, oturma düzenini hızlı bir şekilde not edin. Bu daha sonra kimin ne dediğini not alarak size yardımcı olacaktır.
Orada olan herkesi kaydedin. Toplantıdan sorumlu olanın yanı sıra bir nedenden ötürü katılamayanları da yazdığınızdan emin olun. Mümkünse, toplantı sırasında dakikalar sürerken izleyeceğiniz bir şeyi vermek için önceden konunun bir taslağını hazırlayın.
Ne söylediğini, fikir veya konu tartışmalarını ve bu tartışmalar hakkındaki kararları yazınız. Bir oylama yapılırsa, oyu kimin verdiğini, oyu kimin verdiğini ve oylamanın sonucunun ne olduğunu, örneğin 4’ün 9’a 9’u olduğunu yazın.
Toplantı sırasında söylenen her şeyi kesinlikle kaydetmeyin. Sadece fikirleri ve konuları özetleyin. Her insanın söylediği her kelimeyi yazmaya çalışırsan, kendini delirteceksin.
Toplantıdan sonra tutanaklarınızı olabildiğince kısa sürede kopyalayın. Bu, hataları ve hafıza kayıplarını önler. Tutanakları yazdırmadan ve toplantıda olanlara dağıtmadan önce yazımınızı iki kez kontrol ettiğinizden emin olun.
