Tamamlandıktan sonra, tedarikçilerinizin, serbest çalışanların ve yüklenicilerin W-9 formlarının süreleri dolmaz. Ancak, IRS, isimlerdeki değişiklikler, işletme türü veya vergi mükellefi kimlik numarası da dahil olmak üzere, belirli bilgiler değiştirildiğinde değiştirilmelerini gerektirir. IRS tarafından zorunlu olmamakla birlikte, işiniz, servis sağlayıcılarınızın doğru kayıtlarını tutmak amacıyla güncellenmiş W-9 formları isteyebilir.
İpuçları
-
W-9 formları, işletmenizin servis sağlayıcıları hakkında önemli vergi bilgilerini içerir ve süresi dolmaz. Ancak, bilgilerdeki belirli değişiklikler yeni bir W-9'un gerekli olmasına neden olabilir.
W-9'un Amacı
IRS W-9 formları, işletmeler tarafından çalışan olmayan hizmet sağlayıcıların vergi mükellefi bilgilerini toplamak için kullanılır. Finansal şirketler ayrıca W-9 formunu vergilendirilebilir faizi ve müşterilerine ödenen temettüleri bildirmek için kullanırlar. Forma girilen bilgiler, şirketin serbest çalışanlara, bağımsız yüklenicilere ve bir takvim yılı boyunca gerçekleştirilen hizmetler için 600 dolardan fazla ödenen satıcılara yaptığı ödemeleri belgelemek için IRS'ye gönderilir. IRS bireylerin formu, adlarını, adreslerini, vergi kimlik numaralarını veya Sosyal Güvenlik numaralarını ve imzasını doldurmalarını ister. Satıcılardan ve bağımsız müteahhitlerden işlerinin adı, işyerinin türü, çalışanın kimlik numarası ve anapara imzası istenir. Tüm servis sağlayıcılar muaf tutulup tutulmadıklarını veya yedek stopajından muaf olmadıklarını belirtmelidir.
Yeni W-9 Formu Gerekli Olduğunda
Bir işletme tarafından rapor edilen gelirin, hizmet sağlayıcılarının vergi beyannamelerinde sunulan bilgilerle eşleştiğinden emin olmak için IRS, mevcut bir W-9 formunun birkaç koşulda değiştirilmesini gerektirir. Evlilik sonrası gibi bir kişinin adı değişirse, yeni bir W-9 gereklidir; ancak, bir adres değişikliği W-9 değişimini gerektirmez. Bir başka neden de, bir işletmenin bir tür tüzel kişiden diğerine geçmesidir. Örneğin, bir şahıs şirketi LLC'ye dönüşürse, yeni bir W-9 formu gerekir. Benzer şekilde, bir vergi mükellefi kimlik numarasından bir işveren kimlik numarasına bir değişiklik bir değiştirme formu gerektirecektir.
Yedek Stopajdaki Değişiklikler
IRS, bir işletmeye belirli hizmet sağlayıcılara ödenen gelir yüzdesini kesmesi talimatını verebilir. Buna yedekleme stopajı denir. Para işletme tarafından alıkonulur ve yetersiz vergi ödemeleri, hatalı bir vergi kimlik numarası veya bir vergi kimlik numarası verememe gibi nedenlerden ötürü IRS'ye gönderilir. IRS, bir işletmeye bir freelancer, bağımsız müteahhit veya satıcı için yedek stopaj başlatması istendiğinde yeni bir W-9 formu gerektirir. Değişim formu, yedek stopajdaki muafiyetten muaf olmayanlara yapılan değişikliği belirtmelidir.
