Belki de bir yönetici özeti oluşturmakla ilgili en büyük zorluk, söylemek istediğiniz çok şey olduğunda onu kısa tutmaktır.Bir özetin arkasındaki fikir, okuyucunuzu ayrıntılarla boğmak değil, projenizi veya teklifinizi daha uzun rapor okumaya başlamadan önce satmaktır. Bu, kısa bir belgeye çok önem verir ve bazen görsel çekicilik gerçek sözlerin kadar sayabilir.
Özete ihtiyacınız olup olmadığına karar verme
Projeniz hiçbir şekilde yönetici özeti gerektirmeyebilir. Bir teklif sunmaya davet edildiyseniz, teklif talebi bir özetin gerekli olmadığını gösterebilir. Bir özet isterse, neyi içermeniz gerektiğini ayrıntılandırabilir ve bu da biçimlendirmeyi ve yazmayı çok daha kolay hale getirir.
Uzunluk Belirleme
Yazmaya ve biçimlendirmeye başlamadan önce, ana noktalarınızı vurgulamak için elinizde kaç sayfa bulunduğunu bilmeniz gerekir. Colorado Eyalet Üniversitesi, bir özetin rapor veya teklifinizin uzunluğunun yüzde 10'undan veya yüzde 10'undan fazla olmamasını tavsiye eder. Ancak Texas A&M Üniversitesi, teklifinizin veya raporunuzun yüzde 5'ini geçmemesini tavsiye eder. Bu, bir dereceye kadar projenizin niteliğine bağlı olacaktır, ancak raporunuzun toplam sayfalarını toplayın ve bunun yüzde 5 ila 10'u arasında bir yerde bulunmayı planlayın.
İçeriği Düzenleme
Çalışılacak 10 sayfadan az sayfanız varsa, bilgilerinizi en iyi etki için düzenlemek çok önemlidir. Raporunuzun veya teklifinizin amacını açıklayan bir tanıtımla başlayın. Hedefinizden veya girişimlerinizde ortaya çıkan sorunlara çözümünüzü açıklamak için oradan gidin. Uygunsa, amacınızı destekleyen araştırma bulgularına bir bölüm ayırın. Projenizi nasıl uygulayacağınızı açıklayın. Bu birkaç adım içeriyorsa, bunları kurşun noktalarıyla parçalayın. Ardından önerilerinizi yapın ve kısa bir satış aşamasıyla tamamlayın.
İçeriği Biçimlendirme
Özetinizin uzunluğu önemli olsa da, projenizin hedefini eve götürmek için sayfalarınıza mümkün olduğunca çok kelime tıkmaktan kaçının. Özete ilk baktığında okuyucunuzu boğmamak için yeterince beyaz boşluk bırakın - kelimelerle dolu sayfalar göz korkutucu olabilir. Başlıklar ve madde işaretleri ile ayrılmış kısa paragraflar kullanın. Her bölüme birden fazla paragraf eklememeye çalışın. Her bir başlığın yanında, raporunuzun hangi sayfalarının hangi bölümde tartışıldığı hakkında daha ayrıntılı bilgi içerdiğine bir referans ekleyebilirsiniz. İletişim bilgilerinizi en sonunda ekleyin - okuyucunuz size hemen ulaşmak istiyorsa, bu bilgi için raporunuzu incelemesini istemezsiniz. Bunu merkezlendirebilirsin ki öne çıkıyor.
