Şirketler genellikle tamamlamak istedikleri projeleri olduğunda teklif talepleri (teklif talepleri) yaratırlar. Bir RFP, müteahhitlerin bu şirketlerin planladıkları projeler için teklif vermesi talebidir. Bir RFP, proje tanımını, niteliklerini, zamanlama bilgilerini ve proje hakkında diğer detayları belirtir. Yükleniciler RFP'yi alır ve iş için bir teklif oluşturmak isteyip istemediklerini belirlemelidir. RFP yayınlayan şirket, belirli bir tarihe kadar teklifleri kabul eder ve ardından projeyi ödüllendirmek için bir yüklenici seçer.
Şirketinizi tanımlayın. Bir RFP oluşturmanın ilk adımı şirketinizi tanımlamaktır. Faaliyette bulunduğu süreyi, sunduğu ürün veya hizmetleri ve şirketi tanımlayan diğer ayrıntıları belirtin.
Proje açıklamasını belirtin. Aradığınızı ayrıntılı olarak açıklayın. Projenin ne olduğunu, projenin yerini ve amacını dahil edin. Projenin işlevlerini ve projenin amaçlarını açıklayın.
Anahat özellikleri. Bu projeyle ilgili kesin spesifikasyonlar verin. İhale müteahhitlerine, iş için eksiksiz ve doğru bir teklifi başarıyla tamamlamaları için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri vermek çok önemlidir.
Son tarihi belirtin. Projenin zaman çizelgesine ilişkin detayları sunun. Projenin ne zaman başlamasını beklediğinizi ve tamamlanması gereken tarihi belirtin. İş için teklif vermeyi tercih eden müteahhitlerin tekliflerinin sunulması için son tarih verin.
Yüklenicilerin cevap verme yollarını açıklayınız. Müteahhitlere tekliflerini nereye göndereceklerini ve kabul edilebilir yöntemleri bildirecekleri talimatlar verin. Bunları postayla almayı tercih edebilir veya teklif içeren faksları veya e-postaları kabul etmeyi seçebilirsiniz. Müteahhitlerin proje hakkında daha fazla bilgi aramasını veya soruları cevaplandırmasını sağlamak için bir iletişim adı ve telefon numarası ekleyin.
Projenin kazananının nasıl seçileceğini açıklayın. Hangi şirketin işe alınacağına karar vermek için kullanacağınız kriterleri belirtin. Yüklenicilerin eksiksiz, doğru teklifler göndermeleri ve son teslim tarihlerine gönderilmelerinin önemini de içeren büyük önem taşıyan şeyleri açıklayın.
