Bir şirketin politika ve prosedür belgeleri verimlilik, tutarlılık ve açık iletişimin korunmasında kilit bir faktördür. Bazı şirketler farklı prosedürler için bireysel belgeler oluşturmayı tercih ederken, diğerleri tüm politikaları ve prosedürleri her bir çalışan için sundukları bir kılavuzda toplar. İyi belgelenmiş politikalar ve prosedürler çalışanlara, müşterilere ve şirkete faydalar sağlar.
Beklentileri Belirle
Şirket politikaları, katılım, zamanındalık, kıyafet yönetmeliği, güvenlik yönetmelikleri ve daha fazlası gibi konularda çalışanların davranışlarından beklentiler alır. Politika ve prosedür belgeleri genellikle çalışanlara eşit fırsat işe alma, tatil ve hastalık süresi, aile izni vb. Dahil olmak üzere sorumluluklarını ortaya koymaktadır. İstihdam bağlantıları ve teklif mektupları, şirket politikası ve prosedür kılavuzuna (veya çalışan el kitabına) atıfta bulunabilir. çalışan, kılavuzda belirtilen kurallara uymayı kabul eder. Bazı şirketler yeni çalışanların bu kılavuzu aldıklarını belirten bir form imzalamasını ister.
Teşvik Verimliliği
Bir hedefi gerçekleştirmenin en etkili yolu, şirket süreçlerinin nihai temelidir. Bu en kolay veya en hızlı yol olmayabilir, ancak kaliteden ödün vermeden, riske girmeden ya da herhangi bir yasal düzenlemeyi görmezden gelmeden hedefe ulaşmanın en az emek yoğun yoludur. Teorik olarak, her çalışan her iş için belirlenen prosedürü uygularsa, her seferinde şirket tüm hedeflerini en verimli şekilde yerine getirecektir. Gerçekte, tercih edilen prosedür her seferinde mümkün olmayabilir, pek çok süreç aslında böyle bir durumla nasıl başa çıkılacağı konusunda özel bir politika içerir. Bu, daha yüksek bir seviyeden onay veya sadece ek belgeler içerebilir.
Tutarlılığı teşvik etmek
Tutarlılık, genellikle verimliliği doğurur. İnsanlar işleri her zaman aynı şekilde yaptıklarında, süreci daha kısa sürede tamamlayabilirler; bu, aynı zamanda daha fazla iş yapabilecekleri anlamına gelir. Tutarlılık aynı zamanda güven doğurur. Tutarlı yöntemler, müşterilere, şirketlerin her etkileşim sırasında hesaplarını aynı özen ve hassasiyetle ele almalarını sağlar. Tutarlılık, çalışanların ve müşterilerin belirli bir durumla karşı karşıya kaldıklarında ne bekleyeceklerini bilmelerine yardımcı olur.
Yasal kalın
Kanunlar, düzenleme kuruluşları veya sigorta şirketleri, şirketlerin bazı işlem ve prosedürleri belgelemelerini ve dağıtmalarını gerektirir. Örneğin, çoğu eyalet, şirketlerin işçilerin tazminat taleplerini ele almak için belirli bir sürece sahip olmalarını ve tüm çalışanların sürecin nasıl çalıştığını bilmelerini sağlamalarını gerektirir. Sigorta şirketleri ve OSHA gibi düzenleyici kurumlar, şirketlerin özellikle üretim ortamında güvenlik politikalarını ayrıntılandırmasını gerektirir. Bu bilgilerin bir işlem ve prosedür belgesine dahil edilmesi, şirketin dağıtım gereksinimlerini karşılamasını sağlar.
Etkili iletişim
Bir şirketin çok sayıda çalışanı, birden fazla yeri ve / veya farklı vardiyalarda çalışan çalışanları olabilir. Çalışanlar şirketten ayrılacak ve şirkete yeni çalışanlar katılacak. Beklentileri ve süreçleri hiç kimseyi özlemeden, çalışanlarına bilgi vermeden veya tutarsız olmaktan kurtulmanın en kolay yolu, resmi bir politika ve prosedür belgesi yazmak ve dağıtmaktır. Herkesin aynı bilgilere erişebilmesini sağlamak, şirketin asılsız hatalı sonlandırma davalarına karşı korunmasına da yardımcı olur.
