Hiçbir faks formatı her duruma uymaz. Bununla birlikte, bazı genel kurallara uymak, faksın alıcının faksta hızlıca bilgi bulmasına yardımcı olacaktır. Bu kurallar, alıcının faks geldiğinde hiçbir sorun yaşamamasını ve gönderirken sorun yaşamamanızı sağlayacaktır.
Faksınızı 10 ila 12 sayfa uzunluğunda tutun. Birçok küçük ofis faks makinesi bir seferde çok fazla sayfa işleyemez. Büyük fakslar, faks makineleriyle paylaşılan telefon hatlarını da bağlar. 10 ila 12 sayfadan fazla göndermeniz gerekiyorsa, faksınızı birden fazla partiye bölün. Alıcıya sizden birden fazla faks beklemesini söyleyin.
Daha az sayfa elde etmenize yardımcı olmak için sayfa kenar boşluklarını veya yazı tipi boyutunu ayarlayın. Bununla birlikte, daha küçük font boyutlarının okunması kolay olmayabileceğini ve küçük kenar boşluklarının özgeçmişinde olduğu gibi profesyonel görünmeyebileceğini unutmayın. En az 11 punto yazı kullanın.
Mümkünse, faksları iş mektubu biçiminde yazın. Kenar boşlukları sol ve sağ tarafta bir inç ve mümkünse üstte ve altta bir buçuk inç olmalıdır. Mektubunuzu bir boşluk bırakın, paragraflar arasında çift boşluk bırakın. En üste bir datelin ve selamlamadan önce gönderen ve alıcı için adres bloklarını ekleyin. Gönderenin adres bloğu önce gelir.
Faksınızla bir kapak sayfası ekleyin. Kapak sayfası belirli bir düzen biçimini takip etmek zorunda değildir, ancak hem gönderenin hem de alıcının iletişim bilgilerini, faksın kaç sayfa içerdiğini ve faksın ne hakkında olduğunu belirten bir konu satırı içermelidir. Ayrıca, faksla ilgili kişisel yorumlarınız için birkaç satır ekleyin. İletişim bilgileri, bireylerin ve şirketlerin adlarını, departman adlarını, adreslerini, e-posta adreslerini ve telefon numaralarını içerebilir. Kapak mektubunun okunması kolay olmalı, böylece alıcı onunla ilgili bilgileri hızlıca bulabilir.
Mümkünse grafikli faks göndermekten kaçının. Göndermek ve almak için çok zaman alıyorlar ve çok fazla mürekkep israf ediyorlar. Ayrıca, genellikle kalitesiz baskı nedeniyle fakslarda çok iyi görünmezler.
