Bir onura bir mektup yazmak çok karmaşık bir konu olabilir. Çıldırtmadan sadece doğru saygı tonunu vurmalısınız. Ek olarak, kişinin başlığının mektupta ve zarfta doğru olduğundan emin olmak için uygun selamlamayı bilmeniz gerekir. Eşit derecedeki bütün hanedarlar aynı şekilde muamele görmezler. Mesela bir cumhurbaşkanının selamıyla "Ekselans", Amerika Birleşik Devletleri cumhurbaşkanı "Sayın Cumhurbaşkanı" olarak anılıyor.
Alıcının unvanını araştırın. Devlet senatörü, temsilcisi ya da başka bir şey mi? Hatalı olmak istemezsiniz, çünkü bu sizi bilgilendirilmemiş gösterecek ve güvenilirliğinizi azaltacaktır.
Adresinizi yazarak adınızı yazarak başlayın. Satır atla ve tarihin tamamını yaz. Ek bir satır atlayın ve sayının resmi adresini ve onun fiziksel adresini yazın. Örneğin, İngiltere kraliçesine yazıyor olsaydınız, "Kraliçenin Majesteleri" ni ve ardından evinin adresini yazarsınız. 2011 yılı itibariyle anayasal hükümdar Kraliçe II. Onun adı aslında Elizabeth Alexandra Mary, ama asla böyle hitap edilmedi.
Selamlamaya başla. Genellikle bu adresten farklıdır. Örneğin, İngiltere kraliçesine yazıyor olsaydınız, "Madam" ya da "Majesteleri Majesteleri olsun." Her ikisini de iki nokta üst üste takip edin.
Mektubunuzun gövdesini yazın. Boyunca saygılı bir tonu korumak için dikkatli olun. Sizler, hekimin hükümdarlığında veya hüküm süresinde bir özne veya vatandaş olsanız da, ona uygun pozisyona saygı göstererek davranın.
Mektubu, sayının ünvanına karşılık gelen kapanış ifadesiyle bitirin. Kraliçe için bir özne, "Kalmaktan onur duyuyorum, Majestelerinin en mütevazi ve itaatkâr özlemi Madam", ardından konunun tam adını ve imzasını yazması gerekir. Ancak, Amerika Birleşik Devletleri Başkanı için, sadece "Saygılarımla" yazdıktan sonra adınızı ve imzanızı yazmanız yeterlidir. Eski bir başkana yazarken, "Saygılarımızla" yeterlidir.
Zarfa, mektupta görünen aynı resmi adresi kullanarak adresleyin. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri'nin eski bir başkanı için, ardından "Honorable (Name)" yazıp fiziksel adres yazacaksınız. İngiltere kraliçesi için, "Kraliçe Majesteleri" yazıp ardından fiziksel adresi yazacaksınız.
