Toplantı tutanakları, toplantının en önemli noktalarını özetlemek içindir. Toplantının amacı bir grubun toplanması ve karar vermesidir. Toplantı tutanaklarının nihai amacı, bu mantık doğrultusunda, toplantıda alınan kararları doğru bir şekilde özetlemektir. Toplantı tutanakları not şeklinde alınır, daha sonra tam uzunlukta yazılır. Süreci biraz kolaylaştırmak için, toplantı liderlerinden bir gündem ya da toplantı etkinliklerinin bir özetini isteyin. Toplantı gündemine göre toplantı tutanakları için bir taslak hazırlayın.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Yazacak bir şey
-
Bilgisayar (isteğe bağlı)
Tartışma sırasında verilen kararlara dikkat edin. Nihai kararla ilgili tüm bilgileri not ettiğinizden emin olun.
Tartışma tartışmalarında yer alan kilit konular hakkında not almak için insanların karar verirken kullandıkları zamanı kullanın. Kimin ne dediği için endişelenme.
Daha sonra notları okuyun ve üyelere en uygun olan noktaları vurgulayın. Geri dönün ve grubun liderliği ile ilgili olarak belirtilen ilgili bilgiler için notlara bakın. Tartışma, evrak işleri veya yasal kaygılar gibi önemli bir teğet haline gelebilir. Bu bilgileri ayırın ve grup liderlerine gönderin.
Gönüllüler ve diğer iştirakler için ihtiyaç duyulan noktaları özetleyin. Tartışmada verilen karara dayanarak tamamlanması gereken tüm görevlerin kurşunlu bir listesini yazın. Örneğin karar, başka bir proje için ihtiyaç duyulan fon açığını hafifletmek için bir bağış toplayıcıyı örgütlemekse, para toplayıcıyı planlamak, gönüllüleri işe almak, reklam vermek, vb. İçin gönüllülerin gerekli olacağını unutmayın.
Üyeler ve bültenler için e-posta için toplantı tutanaklarının özetini kullanın.
Olağan işlemlere dayanarak toplantı tutanakları için standart bir format oluşturun. Onları saklayın, çünkü içerdikleri bilgiler daha sonra yararlı olabilir. Grup, daha sonra, örneğin, orijinal bağış toplayıcıyı örgütleyenlerin artık örgütün bir parçası olmadığı durumlarda, kendisini benzer bir durumda bulabilir. Yeni üyeler, toplantı tutanaklarını kendileri için yeni olan sorunlara çözüm bulmak için kullanabilirler.
Her girişle toplantının tarihini ve saatini ve toplantının amacının bir özetini kaydettiğinizden emin olun.
Toplantı tutanaklarını bir veya üç cümlenin kısa satırlarına yazın, böylece bir gazete makalesini okur. Bu, toplantının temel noktalarını okuyucular için daha kolay anlaşılmasını sağlayacaktır.
