Birçok insan için, çok sayıda telefon numarasını hatırlamak imkansız bir iştir. Birisi ofisinizi aradığında, şu anda doğru numarayı elinizde bulundurmanız gerekir ve bunu yapmanın en iyi yolu bir ofis telefon rehberini tutmaktır. Büyük ofislerde elektronik telefon rehberli karmaşık telefon sistemleri olsa da, çoğu ofisin bu kadar ayrıntılı bir şeye ihtiyacı yoktur. Çok az çabayla, ihtiyacınız olan tüm bilgileri parmaklarınızın ucuna getirmek için basit bir ofis dizini oluşturabilirsiniz.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bilgisayar
-
Elektronik tablo yazılımı veya Google Dokümanlar hesabı
Yeni bir elektronik tablo oluşturun ve "Office Directory" olarak adlandırın. Elektronik tablo kullanmak, merkezi bir telefon rehberi sistemine sahip olmak için yeterince büyük olmayan bir ofis için telefon rehberi oluşturmak için kolay bir yoldur.
E-tablonuza üç sütun başlığı ekleyin: Ad, Ofis # ve Telefon. İsterseniz, e-tabloya daha fazla sütun ekleyin; örneğin e-posta adreslerini ve faks numaralarını kolayca izleyebilirsiniz.
Dizini (veya çevrimiçi bir elektronik tablo kullanıyorsanız bağlantısını) iş arkadaşlarınıza gönderin ve kendi doğru bilgilerini doldurduklarını ve size geri göndermelerini isteyin. Bu bilgilerin bir kısmını sizin için derhal doldurmanızı isteyebileceğiniz bir ofis idari asistanı olabilir.
Sonuçları tüm değişikliklerle birlikte tek bir e-tabloya harmanlayın. Artık ofisiniz için çalışan bir telefon rehberiniz var.
Telefon rehberini yazdırın veya genel kullanım için ofisinizin geri kalanına e-postayla gönderin. Telefon rehberini daha az güçlükle dağıtmanın kolay bir yolu için aşağıdaki İpuçlarına bakın.
İpuçları
-
Ofis telefon numaraları nispeten sık değiştiğinden, Google Dokümanlar gibi çevrimiçi bir e-tablo kullanmak zamandan ve emekten tasarruf etmenizi sağlar. Telefon rehberi elektronik tablosunu ofisinizdeki herkesle paylaşın ve gerekli değişiklikleri yapmalarını sağlayın ve dizin çevrimiçi olduğundan, dizin güncellendiğinde yeni kopyaları e-postayla gönderme konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak.
