Bütün bir ofisi taşımak çok fazla insan, sıkı son tarihler ve çok özel şartlar gerektirir. Proje tüzüğü gibi proje yönetimi araçlarını kullanmak, proje paydaşlarınızın beklentilerini ve proje ekibinizin yeteneklerini dengeleyebilir: kapsamınızı erken tanımlayarak projenizin bütünlüğünü koruyabilir ve makul, ulaşılabilir hedefler belirleyebilirsiniz. Charter şablonlarının çoğu inşaat veya yazılım projeleri için tasarlanmış olsa da, yeniden konumlandırmanız için çalışmalarını sağlamak için sadece birkaç ayarlama yapılır.
İş vakanızı açıklayın. Taşınma nedenlerini belirtin, örneğin: düzenleyici, finansal veya genişleme kısıtlamaları. Proje sponsoruna ve proje yöneticisine isim verin. Ek olarak, belgeyi ve yapısını tanıtın.
Proje kapsamını tanımlayın. Bu, şartınızdaki en önemli kısımdır: çok açık bir şekilde. Ekibinizin insanlar için yeni ofis alanları atamaktan, iletişim ağını yeniden bağlamaktan, tesis yönetim planları oluşturmaktan veya sadece mobilya taşımaktan sorumlu olup olmadığını listeleyiniz.
Paydaşları, ekip üyelerini ve sorumluluklarını listeleyin. Paydaşlar, projenin başarılı olup olmamasına dikkat eder, ancak proje görevlerini yerine getirip getirmeyebilir. Taşımayı sonlandırmak için ihtiyaç duyacak olan taşınma şirketi veya yardımcı personel gibi dış ekip üyelerini de dahil edin. Kapsam bölümünde listelenen her bileşenden hangi takımların sorumlu olduğunu belirleyin.
Proje teslimatlarınız için üst düzey bir zaman çizelgesi oluşturun. Proje zamanlamanız belirli tarihleri tanımlayacak, ancak bu alanı paydaşlara ne bekleneceği konusunda genel bir fikir vermek için kullanacaktır. Tahminlerinizi imzalayacaklar, bu yüzden mümkün olduğunca gerçekçi olun.
Proje risklerini ve bağımlılıklarını özetler. Büyük bir projenin ayrı bir risk yönetimi belgesi olacaktır, ancak hareketi geciktirebilecek veya raydan çıkarabilecek bilinen tüm faktörleri vurgulamanız gerekir. Bu sorunlar arasında başarısız teftişler, yoldaki varlıklara verilen zararlar veya örneğin geç ağ teknisyenleri bulunabilir.
Projenizi imzalayın. Şartınız, proje planlamanızın bir parçası olarak oluşturulacak ilave belgelerin bir listesi ile sonlandırılmalıdır. Projenize resmi olarak imza atmak için 3. Adımda tanımlanan tüm paydaşlara yer açın.
İpuçları
-
Bir yazılım projesi planındaki geleneksel "test" bölümünü yeni alanda bir kalite güvence testi yapmak üzere yeniden kullanın, örneğin: güvenlik sistemi çalışıyor mu, diğer tüm faktörlerin yanı sıra, telefon uzantılarının da doğru şekilde yönlendirildiğini gösteriyor. Proje bağımlılıkları oluştururken dış ekip üyelerini aklınızda bulundurun. Örneğin, yeni halı kuruluncaya kadar masalar hareket ettirilemez.
