Gönüllüler hizmetlerini tercih ettikleri hayır kurumlarına, kiliselere ve diğer kuruluşlara ücretsiz olarak sunarlar. Ancak, gönüllüler zamanlarını özgürce verirken, birçok kuruluş gönüllülerinin gönüllü olmak için para ödemelerini istemiyor çünkü gönüllü çalışmalarına ulaşmak için kendi benzinlerini ve araçlarını kullanıyorlar ve bazıları işi yapmak için kendi kişisel araçlarını bile kullanacaklar. Bir kuruluş bunu karşılayabiliyorsa, genellikle seyahat masrafları için gönüllüleri geri ödeyecektir. Bununla birlikte, gönüllünün vergi yükümlülüğü yaratmamasına özen gösterilmelidir.
Form W-9
Form W-9 vergi mükellefi kimlik numarasının talebidir. Gönüllüler söz konusu olduğunda, bu onların Sosyal Güvenlik numaraları olacaktır. Ayrıca gönüllünün sahip olduğu muafiyetlerin sayısını da sorar. Kuruluş gönüllülere geri ödeme yapacaksa, bu formun doldurulması gerekir. Eğer geri ödemeler vergilendirilemez kalırsa, geri ödemelerin kime ödendiğini göstermek için kuruluşun defter tutma dışında bilgiler gerekli olmayacaktır.
Geri ödeme
Gelir olarak değerlendirilmemek için, geri ödemelerin hesap verebilir bir plan çerçevesinde belgelenebilecek gerçek seyahat masrafları için olması gerekir. Bu, gönüllülerin giderlerin belgelenmesini sağlaması gerektiği ve gerçek giderlerin geri ödenmesinin iade edileceği anlamına gelir. Dokümantasyonun zaman, yer, iş amacı ve masraf miktarını göstermesi gerekir.
Nakliyat giderleri
Nakliye masrafları yerel seyahat masrafları içindir. Bu genellikle bir arabada yapılsa da uçak bileti, otobüs bileti, servis ücreti ve taksi ücretleri içerebilir. Ayrıca, herhangi bir geçiş ücreti ve park ücreti. Kişisel bir araçla seyahat etmek için, yağ değişimi veya benzin doldurma gibi şeyler için gerçek maliyetleri belirlemek zor olabilir. Gönüllü mil başına federal standart kilometre geri ödeme oranına kadar geri ödeme yapmak daha kolaydır.
Seyahat kesintileri
Federal hükümet, bir aracı işletme maliyetlerine bağlı olarak her yıl ticari, hayırsever, tıbbi randevu ve hareketli miller için geri ödeme oranları belirlemektedir. Gönüllülere federal orandan daha fazla geri ödeme yapılırsa, fazlalık gelir olarak kabul edilir, bu durumda W-9 Formuna ilişkin bilgilere ihtiyaç duyulur. Gönüllü daha düşük bir oranda geri ödenirse, gönüllü, asıl geri ödeme oranı ile federal oran arasındaki farkı, federal gelir vergilerindeki bir indirim olarak talep edebilir.
