Çoğu işletme düzenli olarak envanter gönderileri alır. Envanter, müşterilere yeni ürünler oluşturma veya bitmiş ürünlerin doğrudan müşterilere satış yapma kaynaklarını sağlar. Önceden belirlenmiş bir envanter giriş işlemini takip eden şirketler, şirketin hangi envanter kalemlerinin envantere girdiğini bilmesini ve yalnızca bu ürünler için ödeme yapmasını sağlar. Doğru bir envanter alma işlemi de, envanter seviyelerinin doğru tutulmasına katkıda bulunur.
Gönderi Varışı
Envanter alırken ilk adım, kamyon şirketin limanına ulaştığında gerçekleşir. Depo personeli, kamyon şoförü ile görüşür ve aracı boşaltmaya başlar. Depo işçileri envanterin kamyondan depo içinde belirtilen bir yere boşaltmasını sağlar. Çalışanlar, her bir öğenin miktarını gönderim belgesine kaydeder. Hem çalışan hem de kamyon şoförü, alınan miktarı doğrulayan belgeyi imzalar.
Gönderi Belgelerini Karşılaştırın
Depo çalışanı, uygun miktarların kaydedilmesini sağlamak için birkaç dokümanı karşılaştırır. Bu dokümanlar, orijinal satınalma siparişini, sevkiyat dokümanını ve el yazısı yazılı bir raporunu içerir. Envanter kalemine veya miktarına ilişkin herhangi bir tutarsızlık varsa, çalışan alınan envanteri doğrular ve düzeltmeyi el ile yazar.
Mağaza Envanteri
Alınan miktarları doğruladıktan sonra, depo çalışanları envanteri depo raflarında saklar. Her depo rafı, gerektiğinde envanteri bulmak için şirketin kullandığı işaretleri içerir. Depo çalışanları depodaki envanteri depolayan belgelere belgeler yazmaktadır.
Sisteme Alınan Miktarı Girin
Çalışan, şirketin envanter sisteminde alınan envanteri güncellemek için belgeleri kullanır. Şirket bilgisayar sistemine giriş yaptıktan sonra, çalışan alınan her öğeye, kesin miktar ve depo yerine girer. Tüm öğeleri sisteme girdikten sonra, çalışan bu envanter giriş raporunu yazdırır ve bunu mevcut belge grubuna ekler. Bu paketi satın alma departmanına iletir.
Satıcı ile Adres Tutarsızlıkları
Satınalma departmanı belgeleri aldığında, depo çalışanı tarafından belirtilen tutarsızlıkları gözden geçirirler. Satıcı genellikle bu faturayı belgelerle karşılaştıran satın alma aracısına bir fatura gönderir. Fatura ve belgeler arasında herhangi bir tutarsızlık varsa, satın alma temsilcisi satıcıyla iletişim kurar ve ödenmesi gereken toplam tutarı müzakere eder. Temsilci, ödenecek tutardan memnun olduğunu hissettiğinde faturaya yazar, faturayı onaylar ve ödeme için iletir.
