Ofis arz bütçesi, harcama planı olarak hizmet edebilecek bir maliyet dağılımıdır. Yazılı olarak, bütçe, şirketin ofis operasyonlarında kullanılan malzemeler için belirlenen fonları nasıl harcayacağını belirler. Plan gerçekçi olmalı, böylece kolayca anlaşılabilir ve uyulabilir. Büro arz bütçesi, bir işletmenin genel giderlerini ölçmek için gerekli bir araçtır. Bütçe hazırlamak, maliyetleri verimli bir şekilde yönetmenizi ve işletme gelirlerini aşmayacak makul bir işletme harcaması aralığını sürdürmenizi sağlar. Temel ofis tedarik bütçesi genellikle sadece bir işletmeyi etkin bir şekilde yürütmek için kesinlikle gerekli olan harcamaları içerir. İşletme büyürken, gerektiğinde bütçe zaman içinde artırılabilir.
İşi yürütmek için gerekli olan ofis malzemeleri gözden geçirin. Kalem, çeşitli kağıt, kalem, kurşun kalem, yazıcı mürekkebi, zımba ve zımba teli, ataç, dosya klasörü, postalama malzemeleri, zarflar ve bant gibi öğeleri listelemek için bir elektronik tablo oluşturun. İşletmenize özgü öğeleri eklediğinizden emin olun. Örneğin, veri yedekleme sağlıyorsanız veya medya depolama alanıyla ilgileniyorsanız, CD'lere veya DVD'lere ve diğer özel sarf malzemelerine ve ekipmanlara ihtiyacınız olacaktır.
Öğelerin maliyetini inceleyin ve her öğe için aylık bir miktar alın. Hesaplamaları elektronik tabloda belgeleyin. Aylık bütçe toplamı için her bir ürün için ayrı ayrı sayıları toplayın. Ardından, yıllık ofis tedarik bütçesi tutarı için aylık toplamı 12 ile çarpın. Genişletme için ek bir yüzde 10 ekleyin.
En uygun maliyetli fiyatları bulmak için çeşitli ofis tedarik satıcılarını araştırın. İş yapmak için düzenli olarak kullandığınız öğelerle ilgili çeşitli satıcılardan gelen verileri karşılaştırmak için ayrı bir elektronik tablo oluşturun. Bağımsız satıcılar genellikle göz önünde bulundurmanız için teklifler verecektir. Yaklaşık aylık ortalama maliyet için satıcı tahminlerini hesaplayın. Bu verileri artı e-tabloya yüzde 10 ekle.
Toplam satıcı tahminlerini mevcut ve orijinal tahmininizle karşılaştırın. Fiyat değişikliklerini göz önünde bulundurmak için 1. adımdaki orijinal tahmini elektronik tablonun bir kopyasını oluşturun. Yeni e-tabloyu mevcut bütçeniz için şablon olarak kullanın. Farklı satıcılarda daha az bulunan ürünler için fiyatlandırmayı ayarlayın. Gelecekteki izleme için satıcıdaki, fiyattaki ve elektronik tablodaki tarihi not alın. Listedeki her öğeyi göz önünde bulundurun ve kesinlikle gerekmeyenleri kaldırın.
Bütçenizi aylık olarak değerlendirin ve gözden geçirin. Ofis tedarik finansmanını yönetmek için Microsoft tarafından sunulan bir bütçe aracı kullanmayı deneyin. Ofis tedarik bütçesini tutarlı bir şekilde izlemek için bir sistem geliştirin. Fiyatlandırma ve tedarik kullanımını düzenli olarak ayarlayın ve gözden geçirin. Bütçeyi yeni bulgulara göre ayarlayın ve mümkün olduğunca kısın. Eğer aşırı harcama olursa, satışlardan ve diğer satıcı tekliflerinden faydalanarak indirimler bulmak için başka yollarla adımlar atın.
