Pizza siparişi, televizyon reklamı, otomobil parçaları veya konveyör sisteminden bir sipariş için olsun, sipariş alma işlemi değişmez. Kibar olmak ve sipariş vermek için gerekli tüm bilgileri toplamak, işlemi profesyonel bir şekilde tamamlar ve müşteri memnuniyetini arttırır. Sipariş alma işlemi, bir müşterinin tekrar sipariş verip girmeyeceğini belirleyebilir.
Telefona cevap verirken kendinizi ve iş yerinizi tanımlayın. Örneğin, “ABC123 Şirketi, bu Sally, bugün size nasıl yardımcı olabilirim?” Telefondayken asla yemek yemeyin veya bir şey içmeyin ve net ve yavaş konuşmayın, böylece müşteri sizi anlayabilir. Sesini eşit seviyede tut; yüksek sesle konuşma eğiliminiz varsa, telefondayken bu eğilimi ortadan kaldırın ve arkadaşça bir ses tonu duyun. Doğru dilbilgisi kullanın ve argo kaçının.
Arayan kişinin ismini isteyin ve görüşme sırasında kullanın. Sizden talimat vermediği sürece müşteriyi ilk adı ile aramayın; resmi unvanını kullan. Müşteriyi asla iznini almadan ve yanıtını beklemeden asla beklemeye almayın veya hoparlörü bekletmeyin.
Müşteriyi dikkatlice dinleyin ve ilgili bilgileri yazın. Gerekirse tekrar etmesini söyle. Hafızana güvenme. Asla acele ediyormuş gibi davranma, en önemli müşteri şu anda telefonda olanıdır. Tavrınızı sabırlı ve yardımsever tutun.
Kesin ürün, özellikler, boyut ve ilgili diğer bilgiler de dahil olmak üzere sipariş vermek için gerekli tüm bilgileri aldığınızdan emin olun. Siparişi çok az doğru bir şekilde yerleştirmek için gerekenden daha fazla bilgiye sahip olmak daha iyidir. Doğrulama için her zaman müşterinin siparişini tekrar edin. Müşterinin faturayı aldığında tatsız bir sürpriz almaması için, sipariş edilen ürünün fiyatının net olduğundan emin olun.
Müşteriden telefon numarasını isteyin, böylece daha sonra siparişle ilgili herhangi bir sorunuz olursa, onu tekrar arayabilmeniz için arayabilirsiniz. Konuşmayı her zaman müşteriye işi için teşekkür ederek sonlandırın. Telefonu kapatmasını bekleyin, böylece telefonun sesini kapatmaz.
