Kısa süredir işinizde olsanız bile, titiz kayıtları tutmanın, mevcut satın alma uygulamalarını değerlendirmenin, yeni satıcı ilişkileri aramanın ve operasyon sisteminizin verimli bir şekilde tasarlandığından emin olmanın organize bir satın alma departmanının anahtarı olduğunu biliyorsunuzdur.. İster mevcut bir bölümü kaotikten örgütlüye dönüştürmek için henüz getirilmiş olsanız da, ister sadece bir kaç sorunla her şeyin verimli bir şekilde yürüdüğünden emin olmak istiyorsanız, bu makale sizi doğru yöne götürebilir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bilgisayar
-
Yazılım
-
Satınalma belgeleri
-
Politika kılavuzu
-
Denetlenmiş depolama / envanter işlemi
-
Güvenlik sistemi (isteğe bağlı)
Mevcut sistemi değerlendirmek için satın alma departmanının dosyalarını ve yöntemlerini denetlemeye başlayın. Çalışanlar veya departmanlar için sipariş edilen öğeleri takip edin ve yetkili satıcıların performansını doğrulayın. Önceki satın alma deneyimlerini tartışmak için bölüm başkanlarını ziyaret edin. Departmanın işleme, izleme ve yerine getirme yöntemlerini nasıl geliştireceğiniz konusunda geri bildirim alın.
Mevcut bir kılavuz yoksa veya mevcut sürümün çalışmadığı anlaşılıyorsa, bölüm başkanlarından alınan geri bildirimlere dayanarak yeni bir satın alma departmanı politikası el kitabı hazırlamak için izin alın. Taslakları ilgili karar vericilere yaz, düzenle ve dağıt. Yayının kopyalarını yöneticilere gönderin, böylece gelecekteki satın alma talepleri için referans noktası olacaktır.
Satın alma işlemleri yapmak için şirketinizin kullandığı belgeleri denetleyin. Satınalma siparişi dilini inceleyin, şirketinizin teklif belgelerini ve formlarını elden geçirin, ortak tedarik talebini ve diğer belgeleri değerlendirin. Gerekirse, sipariş edilen ürünlerin teslimatındaki güvenliği ve verimliliği artırmak için değişiklikler yapın.
Şirketin şu anda yerinde veya dışında depolanmış olan malzeme stoğunu inceleyin ve analiz edin. Tüm stokları mevcut dokümantasyona göre doğrulayın. Ofis malzemeleri gibi sürekli talep edilen kalemlerin bayrak uzamaları ve eksiklikleri. Alımların raflar ve alıcılar ve paketleyiciler tarafından alınma şeklini değerlendirin. Verimsizliği azaltmak için depolanma yöntemlerinde iyileştirmeler yapın.
Mevcut raf tutma, toplama ve paketleme işlemlerini değerlendirin - özellikle dikkatsizlik hırsızlığa neden olduysa, stok için hesaba katılmamışsa ve işçilere zamanında malzeme temininde gecikme yaşanıyorsa. Depolama alanlarında, bir suçlu caydırıcılığı yapmak için henüz mevcut değilse, bir güvenlik sistemi kurmanın bilgeliğini araştırın.
Toplayıcıların, paketleyicilerin, muhasebe ve tüm satın alma işlemlerinin aynı anda tedarik gönderileri hakkında kritik bilgi alması için bir kalite kontrol programı oluşturun; özellikle bilgi, geri siparişler, işçilik grevleri, arızalı veya hasar görmüş mallarla ilgili olduğu için - satın alma departmanından gelen malzemelerin alınmasını ve ödenmesini etkileyebilecek beklenmeyen durumlar.
Satınalma departmanı operasyonlarını organize etmek için yeni teknikler öğrenmek için endüstri trendlerini yakından takip edin. Bir kalorifer ilerleme raporu hazırlayın, böylece siparişi verdikleri öğelerin durumuna ilişkin yönetimi düzenli olarak güncelleyebileceksiniz, böylece günün yarısını aynı soruyu yanıtlayarak geçirmeyeceksiniz, “Sipariş ettiğim not defterlerini ne zaman alabilirim? Temmuzda?"
