İşletmeniz, yeni bilgisayarlar satın alıyor veya çalışanları eğitmek için bir satıcı arıyorsanız, ürün veya hizmet için bütçenizi ve beklentilerinizi göz önünde bulundurarak ihtiyacınız olanı almanızı sağlayan adım adım bir süreci takip etmek yararlı olacaktır. Bu tür bir süreç size şirketinizin özel ihtiyaçlarını ayrıntılı bir şekilde inceleme ve durumunuz için en etkili ürünleri ve satıcıları seçme imkanı sunar. Bir işletme satın alma sürecini izleyerek, yalnızca satın alımınızı tamamlamayacak, sonuçları gelecekteki satın alımlar için neyin daha iyi çalışabileceğini bilmek amacıyla da inceleyeceksiniz.
İpuçları
-
Satın alma sürecindeki 8 adım:
- iş ihtiyacını belirlemek;
- bir bütçenin belirlenmesi;
- bir satın alma ekibi seçmek;
- özellikleri tanımlama;
- seçenekleri aramak;
- seçeneklerin değerlendirilmesi;
- satın alma yapmak; ve
- satın alımın yeniden değerlendirilmesi.
İş İhtiyacını Belirleyin
Satın alma, bir işletmeyi yönetmenin önemli bir yönüdür, bu nedenle işletmelerin faaliyetlerini bir şekilde artıracak ürün ve hizmetler almaya karar vermeleri zorunludur. Bir satın alma kararı vermeden önce, işletmeler şirketlerinin gerçek bir ihtiyacını tespit etmelidir. Örneğin, yeni yazılım satın almak envanter yönetimini iyileştirebilir veya bir yazıcı eklemek verimliliği artırabilir. Çoğu zaman, çalışanlar işverenlerini ihtiyaçları olanlara sunarken, diğer zamanlarda işverenlerin iş akışını ve iş hedeflerini gözden geçirdikten sonra bir ihtiyacı fark etmeleri gerekir.
Bir Bütçe Belirle
İster küçük ister büyük olsun, bir bütçe, işletmelerin işlemlerini yapmak için ihtiyaç duydukları alımları aşırı harcamadan ve görünüşte anlamadıklarından korumaya yardımcı olabilir. Bütçe, satın alma ekibine satıcıları ve ürünleri araştırırken kullanabilecekleri bir rehber sağlar ve satın alma olasılıklarını değerlendirir.
Satınalma Ekibi Seçin
Firmanızın yapmak istediği satın alım seçeneklerini araştırmak için personelinizdeki kişileri seçin. Cephede olan ve satın almayı planladığınız ürünle ilgili olan kişilerin kullanılmasına yardımcı olur. Bu kişiler, satın alınan öğenin arkasındaki süreçleri anlar ve büyük olasılıkla kuruluşunuza değer katabilecek özellik ve avantajlara aşinadır.
Özellikleri Tanımla
Şirketinizin satın almayı planladığı ürün veya hizmete ilişkin spesifikasyonların net bir resmini geliştirmek için satın alma ekibiyle birlikte çalışın. Bir emlak ofisi için bir yazıcı satın alıyorsanız, teknik özellikler renkli, 24 inç boyutunda, parlak ve fotoğraf kağıdına baskı yapan, 64 MB bellek ve kablosuz bağlantıya sahip, Dakikada 17 sayfa ve Mac veya Windows tabanlı işletim sistemleri ile çalışır. Bu ayrıntılar, satın alma ekibinin, şirketin genel gereksinimlerine uymayan araştırma seçeneklerine karşı şirketin ihtiyaçlarını anında karşılayan öğeleri tanımlamasına yardımcı olabilir.
Seçenek Ara
Uygun seçenekleri aramak için ürün spesifikasyonlarını kullanın. Aradığınız ürünü sunan satıcı ve tedarikçileri bulun. Geçmişte birlikte çalıştığınız satıcıları, sizinki gibi işletmelere satış yapan veya indirim yapanları hesaba katın.
Seçeneklerinizi Değerlendirin
Aramanızı daraltın ve işletmeniz için en iyi seçenekleri belirleyin. Her seçeneğin artılarını ve eksilerini belirlemek için satın alma ekibiyle birlikte çalışın. Maliyetleri, özellikleri, bakım, teslimat sürelerini, ödeme seçeneklerini, müşteri hizmetlerini ve satıcı itibarını göz önünde bulundurun.
Satın Alma Yap
Şirketinizin satın alma için nasıl ödeme yapmayı planladığını belirleyin ve satın alımda oturumunuzu imzalamak için satın alma ekibi üyesini belirleyin. Satın almak istediğiniz ürünü sağlayan ve satın alma işlemini yapan satıcıya danışın.
Satın Alma İşlemini Yeniden Değerlendirin
Satın almanın ekibiniz için çalışıp çalışmadığını belirlemek için alımları takip etmeniz önemlidir. Ürün veya yazılımın gelecekte güncellenmesi gerekiyorsa, teknik özelliklerde değişiklik yapılması gerekip gerekmediğini bilmek için satın alma ile ilgili geri bildirim alın.
