Profesyonel bir rapor yazmanız gerektiğinde, içerecek bilgiler hakkında kafanız karışmış olabilir. Özellikle yazılı raporlar için iş yazışması genellikle uyulması gereken bir biçime ve stile sahiptir. Profesyonel raporlar için gereken formatta ve tarzda yazmaya alışkın olduğunuzda, hızlı ve kolay bir şekilde rapor yazabilmelisiniz.
Rapor yazma tarzını gözden geçirin. Anlatı veya deneme yazarlığının aksine, rapor yazma oldukça verimlidir. Gereksiz kelimeler kaldırılmalı ve dil basit ve doğrudandır. Aktif sesi kullanın ve gereksiz bilgilerden kaçının.
Mümkün olduğunda mermi öğeleri ekleyin. Bir cümle biçimindeki bir şeyi açıklamak yerine, bir rapor bir kurşun listesiyle açıklar. Örneğin, bir iş projesinin özellikleri paragraf biçiminde yazılmayacak, aksine madde işaretleri ile listelenecektir.
Her biri yalnızca birkaç satır uzunluğunda olacak şekilde paragrafları ayırın. Rapor yazımı uzun paragraflar içermez.
Kitlenizin zaten bildiği bilgileri eklemekten kaçının. Bir deneme ile, sık sık okuyucunun konuyla ilgili hiçbir şey bilmediğini varsayıyorsunuz. Bir rapor yazarken, kitlenizin bildiği tüm bilgileri silin. Örneğin, yönetim kadrosu için yeni bir şirket politikası hakkında bir rapor yazıyorsanız, şirketiniz hakkında yöneticilerin zaten bildiği genel bilgileri eklemeyin. Bununla birlikte, rapor yeni bir grup çalışan içinse bu bilgiler dahil edilebilir.
İşletme raporuna ek materyaller ekleyin. Çizelge, grafik, fotoğraf, tablo, şema ve diğer görseller gibi şeyler, raporu geliştirmek ve anlamı daha net hale getirmek için kullanılabilir.
Okuyucular için çeşitli bölümlere referans vermeyi kolaylaştırmak için rapor boyunca başlıklar koyun.
