Posta servisi veya e-posta ile gönderilsinler, iş mektupları her zaman belirli bir biçim ve stil izler. Formatın ardından hızlı bir şekilde konuya girilir ve okuyucunuza bir özgeçmiş, imzalanmış bir sözleşme veya ücretli faturaların kopyaları gibi eklediğiniz ilgili diğer belgeler hakkında bilgi verir. Mektubunuzun gövdesindeki ekleri detaylandırmak ve mektubunuzun alt kısmında not etmek, alıcının neden yazdığınızı ve hangi ek materyalleri gönderdiğinizi anlamanıza yardımcı olacak profesyonel bir yoldur.
Okuyucuya Neden Yazdığınızı Anlatın
İyi yazılmış bir iş mektubu, neden yazdığınızı açıklayan tek bir cümleyle başlar. Alıcıya, neyi, kaç tane belge eklediğinizi ve bunları neden dahil ettiğinizi söyleyin. “Müdür yardımcısının pozisyonu için özgeçmişimi ekliyorum” veya “Ekte, son ödememi onaylayan aldığım mektubun bir kopyası” gibi ifadelerle başlamalısınız.
Çok Resmi Olmaktan Kaçının
İş mektubunuz, “Lütfen ekte bulabilirsiniz…” biçiminde daha resmi bir cümle içermemelidir. Dilbilgisel olarak yanlış olmamakla birlikte, bu tür resmi yazı dili çoğunlukla akademik dergilerde, resmi belgelerde ve artan bir ciddiyet düzeyi gerektiren yerlerde kullanılır. Genel bir kural olarak, günlük iş yazışmalarınızda ve e-postalarınızda aşırı resmi bir dil kullanmaktan kaçının.
İmzanızın Altındaki Ekleri veya Ekleri Listeleme
İmza satırından sonraki mektubun altında, ekleri listelemek için uygun yer bulunur. E-posta gönderiyorsanız, imzadan sonra iki kez boşluk bırakın ve ekleri “Ek: Jane K. Doe için devam ettirin” gibi kısa bir notasyonla belirtin. Posta servisinden bir mektup gönderiyorsanız, kısaca açıklayan bir not ekleyeceksiniz. Ekler imzanın altındaki iki satırı çevrelemektedir. “Muhafaza” kelimesini yazabilir (Örnek: “Muhafaza: Aylık Piyasa Özeti”) veya “enc.” Ortak kısaltmasını kullanabilirsiniz (“Enc: John K. Doe için Özgeçmiş)
İşletme E-postası için Ek İpuçları
Eklerin Adı: Bir işletme e-postası gönderilirken biçimlendirme önemlidir. Ekin dosya adı e-postanızla ilgili olmalıdır. Adınızı, konunun kısa bir açıklamasını ve e-postanın tarihini ekleyin. Ekinizde birden fazla sayfa varsa, bunu da belirtin.
Fotoğrafları Verimli Bir Şekilde Ekleyin: Fotoğraf gönderiyorsanız, yalnızca alıcının bilgisayarında veya cihazında hızlı bir şekilde indirecek olanın ne alakalı olduğunu ve küçük veya orta büyüklükte olduğunu göstermek için fotoğraflarınızı kırptığınızdan emin olun.
Herşeyi Dahil Ettiğinizden Emin Olun: Zarfı mühürlemeden veya gönder düğmesine basmadan önce, kasanızın zarfın içinde olduğundan veya belgelerinizi e-postanıza eklediğinizden emin olun. Birçok işveren ve diğer işletmeler, istenen ekleri içermeyen mektupları atabilir. Ayrıca gönderenin dikkatsiz olduğu izlenimini veriyor.
