Herhangi bir kuruluş için tüm finansal işlemler sonunda bir şekilde veya başka bir şekilde genel deftere kaydedilir. Muhasebe için bir bilgisayar programı kullanıldığında, finansal verilerin çoğu, genel muhasebe defterine otomatik olarak gönderilen, bir alt deftere (ödenecek hesaplar veya alacak hesapları gibi) gönderilir. Ancak, bazı kayıtların doğrudan genel deftere kaydedilmesi gerekir. Genel olarak doğrudan deftere nakledilen işlemler; sermaye giderleri, faiz tahakkukları, amortisman birikimi, bir sonraki muhasebe döneminde ters çevrilecek düzeltmeler ve alt defter üzerinden yapılamayan diğer hesap düzeltmeleridir. Genel muhasebe defterine kayıt yaparken, çok sayıda genel muhasebe girişi ile hataları düzeltmek dağınık muhasebe kayıtları için yapıldığından, kesin dikkat gösterilmelidir. Bunun dışında, genel muhasebe defterine göndermek karmaşık değildir.
Genel muhasebe defterine göndermeniz gereken girişlerle ilgili tüm belgeleri bir araya getirin. Bunlar arasında satın alma sözleşmeleri, kiralama veya kredi sözleşmeleri, itfa planları ve amortisman programları yer alabilir.
Kaydedilmesi gereken her genel muhasebe girişini ayrıntılarıyla, bilgisayarınızda veya kağıt üzerinde bir elektronik tablo hazırlayın. Genel muhasebe girişinin, borçlandırılacak kesin hesabın ve tutarın ve ardından alacaklanacak hesabın ve tutarın tam bir tanımını ekleyin. Borç miktarlarınızı sola bir sütunda tutun ve sağa bir sütunda kredilendirin.
Tüm genel muhasebe girişlerinizin borçlarını ve kredilerini toplayın ve borç ve alacaklarınızın toplamının aynı olduğundan emin olun. Elektronik tablonuzu bilgisayarınızda hazırladıysanız, verileri genel muhasebe modülünüze girerken referans olarak yazdırın.
Genel muhasebe modülüne bilgisayarınızdaki muhasebe programında erişin. Genel muhasebe tarihinizin girişlerinizi göndermek istediğiniz süreye ayarlandığını doğrulayın. Bu önemlidir, çünkü kayıtlar, dönem sona erdikten sonra genel muhasebe defterine sık sık gönderilir. Örneğin, cari ay aslında Şubat ayı olsa da, Ocak ayı için genel muhasebe girişlerini kaydediyor olabilirsiniz; bu durumda, genel muhasebe tarihinizin Ocak ayına ayarlandığından emin olun.
Genel muhasebe girişlerinizi, muhasebe yazılımınızın kullanım kılavuzuna göre genel muhasebe modülünüze yazın.
Gönderilmemiş genel muhasebe girişleriniz için bir rapor yazdırın. Genel muhasebe girişlerinizi kanıtlayın, elektronik tablonuzu kontrol edin (ve gerekirse makine kaseti ekleyin). Genel muhasebe girişlerinizde gerekli düzeltmeleri yapın. Genel muhasebe defterine henüz posta göndermeyin.
Genel muhasebe verilerinizi bilgisayardan yedekleyin. Genel muhasebe veri yedeklemenizi net bir şekilde etiketleyin ve güvenli bir yerde saklayın.
Genel muhasebe girişlerinizi muhasebe yazılımınızın kullanım kılavuzuna göre kaydedin. Genel muhasebe defterine gönderdiğiniz girişlerin tam bir kaydını yazdırın. Bunları daimi muhasebe kayıtlarınızın bir parçası olarak uygun dosyalarda veya defter defterlerde saklayın.
İpuçları
-
Genel muhasebe defterine gönderdiğiniz girişleri her zaman ayrıntılı olarak belgeleyin, çünkü genel defter girişlerinizi daha sonra açıklayabileceğinizden emin olamayacaksınız. Belgelerinizi kalıcı muhasebe kayıtlarınızın bir parçası olarak güvenle saklayın. Bir bilgisayarı kullanmıyorsanız, ancak muhasebe işleminizi yalnızca kağıt üzerinde yaparsanız, genel muhasebe girişlerini kitaplarınızdaki genel kabul görmüş bir muhasebe biçiminde tam olarak manuel olarak kaydedin veya yayınlayın; Genel muhasebe girişlerinizi daima ayrıntılı bir şekilde belgelendirin ve muhasebe kayıtlarınızı çok güvenli bir yerde saklayın.
