Genellikle “Xerox” markasıyla anılan fotokopi makinesi, günümüz işyerinde standart bir ofis ekipmanıdır. Bu makinenin kullanımlarını ve prosedürlerini bilmek önemlidir ve tüm ofise fayda sağlayacaktır.
Tarihçe
İlk fotokopi makinesi, 1938'de Chester Carlson tarafından patentlendi; ancak; 1959 yılına kadar Xerox Co tarafından pazarlanıncaya kadar uygun bir ofis ekipmanı haline gelmemişti. Bu sürüm dakikada sadece yedi kopya alabilmesine rağmen, diğer yavaş kopyalama yöntemlerine tercih edildi. Bir fotokopi makinesi şimdi ofis ekipmanının ana parçalarından biri olarak kabul edilir ve işletmelerde, kiliselerde ve okullarda günlük işlemlerde sıklıkla kullanılır.
prosedürler
Fotokopi makinesinin açıldığından emin olduktan sonra, kopyalanacak kağıdı cam yüzeye yerleştirin; normalde cam plakayı bulmak için kapağı açmanız gerekecektir. Tüm sayfanın kopyalanmasını sağlamak için kağıdı cetvel benzeri kılavuzlarla hizalayın. Doğru kopyalamayı sağlamak için kapağı fotokopi makinesine kapatmalısınız; kapıyı açık bırakmak, kağıdın düzensiz bir şekilde renklenmesini sağlar ve kağıdın kenarları boyunca genellikle koyu lekeler oluşturur.
Tek bir kopya için, sadece “kopyala” düğmesine basın; birkaç kopya için kopyalanacak miktarı seçin ve sonra “kopyala” ya basın. Kopyalar normalde makinenin altında bir yan kasette verilir.
Birden fazla sayfanın hızlı kopyalanması için kağıtları belge besleyiciye yerleştirin.Fotokopi makinesi, makinenin içindeki her kağıdı otomatik olarak besler ve orijinal dokümanları yükledikleri yerlerin üzerine yerleştirerek her dokümanı kopyalar. Doküman besleyiciyi kullanmak, fotokopi makinesini açmak ve dokümanı cam plakaya yerleştirmek zorunda kalmayı reddeder.
Özellikler
Fotokopi makinelerinin çoğu mektup (8 1/2 x 11 inç) veya yasal (8 1/2 x 14 inç) kağıt alabilir. Makineye bağlı olarak, her zaman kullanılabilecek her iki kağıt boyutuna sahip iki kağıt kaseti olabilir; diğer makinelerde, farklı boyutta bir kağıdın yüklenebileceği tek bir tepsi vardır.
Çoğu fotokopi makinesi, kopyalanacak nesnenin boyutunu ayarlama özelliğine de sahiptir. “Büyütme” veya “küçültme” ayarını kullanarak, nesnenin oranlarını istediğiniz boyuta ayarlayın. Kopyalandığında görüntünün tamamını görmek için nesneyi fotokopi makinesinde yeniden konumlandırmanız gerekebilir.
Türleri
Modern fotokopi makineleri sadece kopyalama yeteneklerinden daha fazlasına sahiptir. Artık çok işlevli cihazlar olarak adlandırılan birçok fotokopi makinesi tarayabilir, yazdırabilir, sıralayabilir, zımbalayabilir, renkli yazdırabilir ve faks gönderebilir veya alabilir.
Birçok fotokopi makinesinde ayrıca, yetkisiz kullanıcıları engelleyen ve makinenin kullanımını ofis departmanı tarafından izlemeye izin veren bir güvenlik cihazı seçeneği de vardır. Bu özellik normal olarak, baskı maliyetlerinin izlenmesinin önemli olduğu daha büyük şirketlerde kullanılır.
Office Görgü kuralları
Ofis fotokopi makinesini kullanırken akılda tutulması gereken birkaç önemli husus vardır: 1. Birkaç kopya çıkarmanız gerekiyorsa, herhangi bir iş arkadaşınızın yalnızca bir kopya almak için bekleyip beklemediğini kontrol edin. 2. Aynı belgenin birden fazla kopyasını aldıktan sonra, kağıttan tasarruf etmek için kopya sayısını bire döndürün. 3. Kağıdı yeniden yükleyin ve kağıt kaynağının ne zaman azaldığını uygun kişiye bildirin. 4. Fotokopi makinesini asla başkalarına bildirmeden çalışmayan bir durumda bırakmayın.
