Bir çalışanın iş tanımını değiştirmeniz gerektiğinde veya özel bir proje için veya başka bir çalışanın tatil süresi veya devam etmeme süresi gibi sınırlı bir süre için bir çalışana belirli bir iş görevi atamanız gerektiğinde zamanlar olabilir. Koşullar ne olursa olsun, iletişim iş atamanın önemli bir unsurudur. İletişim, mükemmel performans ile eksik bir iş arasında fark yaratabilir.
Çalışanlarınıza iş atama nedenlerini belirleyin. İş atama süreci, bir iş tanımını yeniden tasarlamak için bir ekip projesine görev vermek için olduğundan farklıdır. Bir iş tanımını yeniden tasarlamak nispeten kolaydır, çünkü görev atamaya başlamak için boş bir tuvaliniz vardır. Örneğin, bir yönetici asistanı için iş atamanız gerekirse, asistanın üst yönetime tipik görevleri hakkında araştırma yapın. Öte yandan, ekibiniz belirli bir proje üzerinde çalışıyorsa, hangi görevlerin toplam projenin bir parçası olduğunu ve sizin için uygun olan çalışan kaynaklarını belirleyin.
Çalışanlarınızın becerilerini, deneyimini ve yeteneklerini envanterleyin. Ayrıca, çalışanlara önceki iş tecrübeleri ve kariyer çıkarları hakkında sorular sorun. Kadın Medyası'na göre, delegasyon etkin bir şekilde çalışanın yeteneklerine dikkat etmeyi gerektiriyor. "Elindeki görevi başarıyla tamamlayabilen birine delege ettiğinizden emin olun." Bu, yeteneklerini göstermek ve kurum için değerlerini geliştirmek isteyen çalışanları motive etmek için bir fırsat.
Bir ödev listesi hazırlayın. İşi yürütmek için gerekli becerilere sahip olup olmadığını belirlemek için özgeçmişleri, uygulamaları ve çalışan girişlerini inceleyin. Eşit niteliklere sahip ve aynı işi yapmakla ilgilenen iki veya daha fazla çalışanınız varsa, bir çalışan diğerinin üstünde olmamak için sorumlulukları paylaşmanın bir yolunu bulun.Çalışanların niteliklerinde küçük farklılıklar varsa, en iyi çalışanlara tayin etmeyi ve yalnızca bir çalışanın görevi tamamlayamaması durumunda bir alternatif belirlemeyi düşünün.
Atanan işi, gerekli nitelikleri ve beklentileri açıklayan bir iletişim yöntemi geliştirin. Bu, iş görevlerini atamakta en önemli adımdır, bu nedenle iletişiminizin açık olması ve işin her unsuruna hitap etmesi gerekir. Beklenen sonuçlar ve iş beklentileri performans standartlarınızın bir parçasıdır. Performans standartları, performans değerlendirmeleri için kullandığınız ölçümlerdir. Atanan iş için örnek bir performans standardı "Haftada en az yüzde 98 doğrulukla 100 satış kaydı girmek için Microsoft Access'i kullanın" olabilir. Bu örneği kullanarak, çalışanın performans değerlendirmesine dahil etmek için bir performans standardı oluşturmanın yanı sıra yeni bir görev veriyorsunuz.
Yeni ödevi çalışanla görüşün. Görevin nasıl yerine getirileceği, son tarihler ve çalışanın görevlendirmeyle ilgili herhangi bir soruyu yöneltmesi gereken soruları yanıtlamaya hazır olun. Bu iletişim yönteminizin bir parçası. Görevi, kuruluş için neden önemli olduğunu, hangi becerilerin gerekli olduğunu ve çalışanın yeni görevi üstlenmekten nasıl faydalandığını tam olarak açıklayabilmelisiniz. Kariyer gelişimi veya becerilerin geliştirilmesi ile ilgilenen çalışanlar, yeni sorumluluklar almanın nasıl bir fayda sağladığını öğrenmekle ilgileniyorlar.
