Kuruluşunuz için bağış talep etmenin en iyi yolu, insanlara şahsen sormaktır. İşçileri yerel süpermarketin önünde durması veya kapıya girmesi için gönderemiyorsanız, bir sonraki en iyi seçenek nedeninizi açıklayan ve kişisel olarak bağış istemek için mektuplar yazmaktır. Bununla birlikte, herhangi bir satış mektubu gibi, bağış mektubunuz da izleyicinin ilgisini çekmeli ve sempatisini kazanmalı, mektubu okumaya devam etmeyecek veya amacınıza bağış yapmaya devam etmeyecektir.
Mektubunuzu tarihi yazarak başlayın. Bir boşluk atlayın ve alıcının adını ve adresini ayrı satırlara yazın. Ek bir satır atlayın ve "Sayın Bay / Bayan (Soyadı)" yazdıktan sonra iki nokta üst üste yazın. Bir posta listeniz varsa, kelime işlem programınızdaki posta birleştirme işlevini kullanarak alıcının adını ve adresini iç adrese ve selamlamadaki adı girmek için kullanın.
Mektubu, şaşırtıcı bir gerçek veya istatistikle veya derhal okuyucunun dikkatini çekecek başka bir ifade ile başlatın. Örneğin, bölge ailelerine hizmet veren bir çorba mutfağına bağış yapan bir mektup yazıyorsanız, “Kentimizdeki altı çocuktan birinin her gece aç kaldığını biliyor muydunuz? Pek çok okuyucu bu ifade ile şaşıracak ve mektubunuzu okumaya devam edecektir.
Programınızı ve ne yaptığınızı açıklayın. Alıcının paralarının nasıl kullanılacağını görebilmesi için programınızın başkalarına nasıl yardım ettiği veya işlevini yerine getirdiğine dair somut, spesifik örnekler verin. Para, kuruluşunuza kısmen yarar sağlayacaksa, bağışlarının ne kadarının nedene gideceğini ve idari ücretler gibi genel giderlerin ne kadarını gideceğini açıklayın.
Belirli bir miktar para isteyin. Hedef kitleniz zengin değilse veya amacınıza yardım etmek için birçok bağışçıdan yalnızca küçük bir miktar para gerekiyorsa, 5.00 dolar gibi küçük bir miktar para isteyin ve okuyucunun daha fazla bağış yapmayı seçebileceğini önerin. Mektup alıcıların çoğu insanın karşılayabileceği makul bir miktar para istemeniz durumunda bağış yapma olasılıkları daha yüksektir.
Mektubunuzu, yardım için temyiz başvurunuzu ve bağış ihtiyacınızı yineleyerek kapatın. Küçük bir bağışın bile nasıl bir fark yaratabileceğini önerin ve onlara özellikle nasıl bağış yapacaklarını söyleyin.
"Saygılarımızla" yazın ve üç satır boşluğunu atlayın. Adınızı ve adınızı yazın. Mektubu kuruluşunuzun antetli kağıdına yazdırın ve her harfi yazdığınız adın üzerinde imzalayın. Tek tek imzalamak için çok fazla mektup gönderiyorsanız, imzanızın bir grafiğini mektup dosyasına ekleyin veya imzanızla birlikte bir damga bastırın.
