İşletme biçiminde yazmak, diğer yazı türlerinden farklıdır. Yönergeler daha katıdır ve yazdığınız stil genellikle önceden belirlenir. İş tarzında yazarken amaç her zaman profesyonel görünmektir. Yaptığınız yazının çoğu mevcut veya potansiyel müşteriler, iş arkadaşları veya üstleri için olacaktır. Bu belgelerin bazıları sizin veya şirketinizin ne kadar iyi performans gösterdiğini etkileyebilir, bu nedenle yönergeleri takip etmek esastır.
Bir iş mektubu yazarken blok, modifiye blok veya yarı blok formatı kullanın. Blok formatı en yaygın kullanılanıdır. Bu formatta, paragraflar arasında çift boşluk olması dışında her şey haklı ve tek aralıklı bırakılmıştır.
İzleyiciler için belgenizi yazın. Sizin yerine ihtiyaç ve ilgi alanlarına odaklanın. Okuyucunun bilmesi gerekenleri düşünün ve bilgileri bu okuyuculara aktarmanın uygun yolunu bulun.
Üstlere veya müşterilere yazarken resmi bir ton kullanın. İş arkadaşlarına yalnızca notlar veya e-postalar için resmi olmayan bir ton kullanın.
Olumlu bilgileri vurgulayın ve okuyucunun yararlarına odaklanın. Bu, özellikle olumsuz bir mesaj içeren bir mektup yazarken önemlidir.
Açık ve net bir şekilde yazın. Bunu, paragrafları kısa tutarak, belgenin başında ve paragrafların başındaki önemli bilgileri belirterek ve mümkün olduğunda listeleri kullanarak yapabilirsiniz. Bu, genellikle zaman zaman basılan okuyucularınızın, yalnızca belgeyi gözden geçirmeseler bile önemli bilgileri bulmalarına yardımcı olur.
Yazım, dilbilgisi ve noktalama hataları içermediğinden emin olmak için belgenizi onaylayın. Yazınızdaki herhangi bir hata size profesyonelce veya dikkatsiz görünmenize neden olabilir.
İpuçları
-
Genel olarak, bir işletme belgesinde "Ben" ve "Siz" kelimelerini kullanmak uygundur. Ancak, "biz" kelimesini kullanırken dikkatli olun, çünkü bu sözlerinizi tüm şirket üzerinde bir yansıma haline getirir.
Bir iş mektubundaki selamlamadan sonra her zaman virgül değil, iki nokta üst üste kullanın.
