Bulunduğunuz sektör veya yaptığınız iş türü ne olursa olsun, bir noktada bir iş toplantısına katılmak zorunda olmanız kaçınılmazdır. Bazı işyerlerinde, özellikle ofis ortamlarında olanlar, günde birkaç kez toplanırken, diğerleri yalnızca birkaç haftada bir kez toplayabilir. Ne olursa olsun, iş yerinizdeki toplantılarda ne tür konuların tartışıldığının, etkili bir toplantının nasıl yapılması gerektiği ve bir toplantıda hangi kuralların uygulanacağının bilincinde olmak önemlidir. Bir toplantı yapmaktan sorumluysanız, katılımcılar için buz kırıcı bulmanız veya toplantıda notlar veya dakikalar almanız gerekebilir.
İş toplantısı nedir?
Temelde, bir iş toplantısı işyerini ilgilendiren fikirleri, amaçları ve hedefleri tartışmak için iki veya daha fazla kişinin toplanmasıdır. İş toplantıları şahsen bir ofiste veya farklı bir yerde, hatta telefonla ve video konferansla yapılabilir. Çalışanlar, yöneticiler, yöneticiler, müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler ve ortaklar ve kuruluşla ilgili herhangi biri ile görüşmeler yapılır. Çoğu durumda, eldeki sorun telefonla veya e-postayla düzgün bir şekilde iletişim kurulamayan ve bir veya daha fazla kişiyle yüz yüze etkileşim gerektiren bir sorun olduğunda bir toplantı yapılması gerekir.
Bir iş toplantısının amacı genellikle organizasyonla ilgili önemli kararlar vermektir. Pazarlama bütçesinin nasıl artırılacağı veya daha büyük bir organizasyon meselesi gibi bir departman sorununa karar verilmesi, ister geçiş döneminde kaç kişinin işten çıkarılacağı gibi, bir toplantı fikirlerin açıkça aktarılmasına yardımcı olur. Önemli paydaşlarla şahsen konuşurken, söz konusu karara varmak için önemli bilgilerin etkili bir şekilde anlaşılması daha kolaydır.
Toplantılar için ortak hedeflerden biri de önemli duyuru yapmaktır. Bunlar organizasyonel değişiklikler, operasyonel planlar veya şirket yönündeki bir değişiklik olabilir. Çoğunlukla, üst düzey yöneticiler takıma katıldıklarında veya ayrıldıklarında veya şirket büyük bir dönüm noktası veya başarısını kutluyorken toplantılar yapılır. Bu tür toplantılar çalışanların katılımını ve örgütsel uyumunu artırmak için çalışabilir.
İş toplantıları ayrıca anlaşmazlığın çözülmesine ve karmaşık sorunların çözülmesine yardımcı olur. Çatışma, işyerinde ortak bir durum olabilir ve bir takımda çalışan birçok farklı kişilik vardır. Bazı çatışmalar sağlıklı ve büyümeyi teşvik edebiliyorken, istenmeyen bir durum olabilir ve çabuk çözülmeyi gerektirebilir. Bir toplantı yapmak, aynı fikirde olmayan tarafların bir anlaşmaya varmasına yardımcı olabilir. Birden fazla paydaşı içeren daha büyük problemler, söz konusu önemli kişilerin hepsi bir arada olduğunda ve aynı hedefe doğru çalıştığında, bir iş toplantısında çözülme şansını arttırır.
Şirket veya proje ilerlemesini gözden geçirmek, aynı zamanda iş toplantılarının ortak bir hedefidir. Burada, kuruluş takımın belirli bir projede nasıl çalıştığını veya şirketin planlanan gelir hedeflerine karşı bir bütün olarak nasıl çalıştığını izler. Kuruluşlar, sık sık yapılan check-in toplantıları yaparak, ilgili tüm tarafların önemli teslimatların durumunun farkında olmasını sağlar.
Etkili İş Toplantıları Nasıl Çalıştırılır?
İş toplantıları kuruluşların karar vermelerine ve karmaşık sorunları çözmelerine yardımcı olurken, uygun şekilde çalışmadıkları takdirde bazen zamanın etkisiz bir kullanımı olabilir. İnsanlar hazırlıksız toplantılara geldiğinde, dikkat etmeyin ve aksiyon öğelerini takip etmeyin, zaman kaybı olarak görülebilir. Zamanın etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak için hem organizatörün hem de iş toplantılarının katılımcılarının aktif olarak katılım göstermeleri gerekir. Toplantıyı düzenliyorsanız, tam olarak neyin ele alınacağını ana hatlarıyla anlatan bir toplantı gündemi hazırlayın. Katılımcıların hazırlaması gereken öğeler varsa, onlara yeterli zaman verdiğinizden emin olun. Haftalık takım temas noktaları gibi bazı toplantılar rutin olarak yapılmaktadır. Bu tür toplantılar için, gündem için bir şablon oluşturun ve her hafta benzersiz öğeleri doldurun.
Katılımcı listesini dikkatlice inceleyin ve yalnızca kilit paydaşları toplantıya davet edin. Toplantıda olması gereken biri katılamazsa, toplantıya uyum sağlamak için zaman ayırmanız gerekebilir. Aksi takdirde, karar almak için gereken eksik bir paydaşla toplantı yapmak etkin olmayabilir.
Zaman değerlidir ve toplantınıza katılan kişilerin zamanlarını ayırmak için zaman ayırdıklarına saygı duymak önemlidir. Sonuç olarak, toplantının zamanında başlayıp bitmemesini sağlamak çok önemlidir. Gündemi hazırlarken, her bir öğe için ne kadar zaman harcamanız gerektiğine karar verin ve toplantıyı saat başı çalıştırın. Toplantının yolunda gitmediğini düşünüyorsanız, insanlardan gündemdeki konulara bağlı kalmalarını isteyerek düzenleyin. Başka önemli konular ortaya çıkarsa, başka bir noktada daha fazla tartışma için onları masaya yerleştirin.
Toplantınızdaki önemli hiçbir öğenin kaçırılmamasını sağlamak için tutanak olarak da adlandırılır. Toplantı sırasında bunları kendiniz yazabilir veya yazabilir ya da toplantıda sizin yerinize not almak için başkasına atayabilirsiniz. Bu şekilde tartışmaya odaklanabileceksiniz. Toplantıdan sonra notları gözden geçirdiğinizden, eksik maddeleri eklediğinizden ve önemli paydaşlarınıza gönderdiğinizden emin olun. Toplantıda nelerin tartışıldığının yazılı bir kaydına sahip olmak gelecekte ortaya çıkabilecek sorunların ortaya çıkması halinde yardımcı olabilir.
İş toplantısı sona erdikten sonra, karar verilen eylem maddelerini takip ettiğinizden emin olun. Görevlerini tamamladıklarından emin olmak için meslektaşlarınıza hatırlatıcı göndermeniz veya onlarla temasa geçmeniz gerekebilir.Son başvuru tarihine kadar tamamlanmamış önemli sorunlar varsa, o kişiyle ek bir tartışma yapmanız gerekebilir.
İş toplantısı buzkıranlar
Bazı iş toplantıları, özellikle katılımcıların birbirlerini iyi tanımadığı toplantılar için buz kırıcılar gerekir. Eğlenceli sorular veya kısa takım oluşturma etkinlikleri, gerginlikleri hafifletmeye ve herkesi düz bir oyun alanına yerleştirmeye yardımcı olabilir. Bir toplantıda buzu kırmanın en kolay yollarından biri, her kişi hakkında benzersiz veya ilginç bir tuhaflık ortaya çıkaran bir soru sormaktır. Bu tür soruların cevapları insanların birbirleriyle ilişkilerine yardımcı olur. Bazı örnekler:
- Eğer bir hayvan olsaydın, hangisi olurdun ve neden?
- Bulunduğun en ilginç yer neresi?
- Herhangi bir tarihsel figürle tanışabilseydin, kim olurdu ve neden?
Buzkıran soruları, toplantı konusu ile ilgilenmek zorunda değildir. İnsanların birbirleriyle konuşmasını ve dinlemesini sağlamak için tasarlanmıştır. Bir diğer büyük buluşma buz kırıcısı, her katılımcının iki gerçek ve yalan söylediğini içerir ve katılımcıların kalanı hangi öğenin yalan olduğunu tahmin etmelidir. Toplantıdaki insanları tanımanın harika bir yolu. Buz kırıcılar aynı zamanda grup çalışması şeklinde de olabilir. Örneğin, toplantıdaki insanlardan toplantıda bir hayvan veya otomobil markası gibi ortak bir özelliği olan birisini bulmalarını isteyin. Bu, insanları yerlerinden ayrılmaya ve genel olarak konuşamayacakları başkalarıyla konuşmaya zorlar.
Bazı buzkıran etkinlikleri, toplantı düzenleyicisinin kısmında bir miktar hazırlık gerektirir. Bir etkinlik, ünlülerin isimlerini küçük kağıda yazmayı ve her katılımcının arkasına bir isim yapıştırmayı içerir. Bu oyunda, her katılımcının adı arkada olan kişi hakkında, kim olduğunu tahmin etmeye çalışan, evet veya hayır sorusu sorması gerekiyor.
İş toplantıları görgü kuralları
Kuruluşunuzun kültürü iş toplantılarında nasıl davranmanız gerektiği konusunda bilgi verirken, toplantıda görgü kurallarının evrensel olan bazı yönleri vardır. Bir toplantıya katılmak için en iyi yollardan biri hazırlanmaktır. Bu, gündemde nelerin olduğunu bilmek ve sorumlu olduğunuz maddelerle birlikte gitmek için hazırlık veya araştırma yapmak anlamına gelir. Örneğin, bir gündem maddesi üzerinde üzerinde çalışmakta olduğunuz bir pazarlama planını tartışmayı içeriyorsa, eldeki planlarla ayrıntılı bir şekilde görüşmeye hazır olan toplantıya gitmek önemlidir. Zamanında gelmesi de aynı derecede önemlidir.
Akıllı telefonunuz veya dizüstü bilgisayarınız yerine toplantıya odaklanmak, profesyonelliğinizi göstermenin başka bir yoludur; bu nedenle, telefonunuzu kapatın ve toplantı sırasında dizüstü bilgisayarınızı kapatın. Toplantı için dizüstü bilgisayarınızdaki herhangi bir dosyaya erişmeniz gerekiyorsa, gelen mesajlardan rahatsız olmamanız için e-postanızı kapattığınızdan emin olun. Toplantının dikkatinizi gerektirdiğini ve telefonunuz veya dizüstü bilgisayarınız arasında bölünmesinin etkili bir tartışma ile sonuçlanmayacağını unutmayın.
İyi bir dinleyici ve aktif bir katılımcı olmak, bir iş toplantısına katılmanın temel unsurlarıdır. İnsanların söylediklerini takip ettiğinizden emin olun, bir şeyden emin olmadığınız durumlarda sorular sorun ve sorumlu olduğunuz öğeler hakkında cevaplar veya görüşler sağlayın. Beden diliniz aynı zamanda aktif bir katılımcı olmanın bir parçasıdır; bu, sandalyenize eğilmek yerine uzun oturmak ve konuştuğunuz kişilerle göz teması kurmak anlamına gelir.
Katıldığınız toplantı türüne bağlı olarak, toplantı düzenleyicisine veya tanıştığınız kişilere teşekkür notu göndermek isteyebilirsiniz. Önemli bir müşteriyle veya potansiyel müşteriyle görüşüyorsanız bu uygun olabilir. Onlara zaman ayırdıkları için teşekkür edebilir ve coşkunuzu göstermek için toplantıda tartıştığınız önemli şeyleri tekrarlayabilirsiniz.
İş toplantısı dakika şablonu
Bir toplantının tutanaklarını kaydetmekle görevlendirildiğinde, stresli bir iş gibi görünebilir. Birkaç ipucu, bir toplantıdaki tüm önemli noktaları hiçbir şey kaçırmadan not almanıza yardımcı olabilir. Dakikaların amacını anlamak önemlidir. Bir toplantı sırasında alınan notların orada gerçekleşenlerin yazılı bir kaydı olması amaçlanmıştır. Bu notlar, katılımcılara ne söylendiğini hatırlamaları için yardımcı olabilir veya katılamayanlar için toplantıda bir çözüm sağlayabilir. Sonuç olarak, alınan kararlar, görevler veya planlanan sonraki adımlar ve elde edilen kararlar dahil olmak üzere toplantı sırasında tartışılan tüm kilit unsurların kaldırılması önemlidir.
Bir toplantıya katılmadan önce, not alırken doldurabileceğiniz basit bir şablon yazın. Toplantı gündeminin bir kopyasını alın ve rehber olarak kullanın. Gündemin en üstünde, tüm toplantı katılımcılarının isimlerini not etmek için bir boşluk ekleyin. Kilit paydaşlar eksikse, daha sonra onları takip etmeniz gerekebileceğini de belirtmek istersiniz. Toplantı türüne ve görüşülecek konulara bağlı olarak, dakika şablonuna ekleyebileceğiniz birkaç öğe vardır:
- Toplantının tarihi ve saati.
- Planlanıyorsa bir sonraki toplantının tarihi ve saati.
- Katılımcıların adları ve eksik olan önemli paydaşların adları.
- Alınan kararlar veya her gündem maddesi için görüşülen seçenekler.
- Her gündem maddesi için sonraki adımlar.
- Toplantıda görüşülmeyen ancak bir sonraki toplantıya aktarılacak gündem maddeleri.
- Orijinal gündemde belirtilmeyen herhangi bir yeni iş.
- Görevler veya eylem öğeleri ve tayin ettikleri tarihler de dahil olmak üzere atandıkları kişiler.
Toplantı tutanakları için bir şablon geliştirerek, önemli toplantıları kaydetmek ve toplantı sonrası gerekli işleri takip etmek için daha iyi bir konumda olacaksınız.
