Resmi mektuplar, alanı ne olursa olsun, hemen hemen her mesleğin bir parçasıdır. Bildirimler, sorular ve davetler: tüm şekil ve boyutlarda gelirler, ancak hemen hemen hepsi aynı formatı izler. Profesyonel harflerin başlaması önemlidir, çünkü okuyucunuzun tonunu ayarlarlar. Mektubunuz şahsi veya profesyonelce geliyorsa, okuyucu işinizin meşruiyetini veya mektuptaki işle ilgili bilgiyle başa çıkma yeteneğinizi sorgulayabilir. Okuyucunuz adına, profesyonel mektuplar kibar, özlü ve bilgilendirici olmalıdır.
Adresinizi mektubun en üstüne yazın. İş caddesi adresini, şehir ve posta kodunu kullanın. Bir adres, okuyucunuza mektubun nereden geldiğini ve kendi yazışmalarını nereye gönderebileceklerini söyleyecektir.
Mektubun, adresinizin bir satır altına yazıldığı tarihi yazın. Ayı, tarihi ve yılı yazın (24 Aralık 1997). Tarih, okuyucuyu mektubun ne zaman yazıldığı konusunda bilgilendirecektir.
Okuyucunuzun adresini tarihin altına bir satır yazın. İsimleriyle başlayın (genellikle Dr. veya Bayan gibi kişisel bir başlık eklemek uygun olur) ve sokak adreslerini, şehir ve posta kodlarını aşağıdaki satırlara ekleyin. Mektubu bir pencere zarfında gönderiyorsanız, bu bölüm postanenin mektubun nereye gönderileceğini bildirecektir.
Okuyucunuzun adresinin altındaki birkaç satırda bir selamlama ile başlayın. "Sevgili …" ile başlayın ve tam adlarını ekleyin. Mektubun alıcısına saygı göstermek için kişisel bir başlık kullanın. Adından sonra bir sütun ekleyin (Sayın Bay John Smith:)
İpuçları
-
Arial veya Times New Roman gibi profesyonel görünen fontları kullanın. İki boşluklu ve 12 punto büyüklüğünde font kullanın.
Adınızı ve adresinizi içerecek tüm yazışmalar için antetli kağıt kullanın.
